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Zeiterfassung onboarding - nur Fliegen ist schöner

Von Andreas Mathys

Das Zeiterfassungssystem hat Berührungspunkte zum Onboarding- resp. auch zum Offboarding- Prozess.

Schauen wir den Wortstamm «Boarding» etwas genauer an. Boarding löst doch bei jedem was aus. Ich weiss nicht, wie es Ihnen geht. Ich jedenfalls atme die trockene, klimatisierte, Sonnencreme- und Parfum-geschwängerte Luft des Flughafens Zürich Kloten ein, in Verbindung mit Flugzeugen und Ferien. Die Koffer aufgegeben, die Passkontrolle hinter mir. Gestresste Touristen vor mir, ein Liebespaar neben mir. Flitterwochen? Ich weiss es nicht, sehe romantische …, lassen wir’s gut sein. Immer im Fokus, die Anzeige mit den Flügen. Ich beobachte das Treiben, gespannt erwarte ich das Boarding. Eine nasale, freundliche Durchsage gibt die Freigabe zum Boarding. Juhui, das «An Board Nehmen» geht los.

Taking on board – Im HR

Onboarding, taking on board oder auf Deutsch “die Einstellung neuer Mitarbeitenden” oder “die Personalbeschaffung” kennen wir alle. Der Onboardingprozess beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag. Bereits bei Vertragsabschluss werden die ersten Schritte eingeleitet.

Es gilt sowohl den Arbeitsplatz als auch die Arbeitsmittel wie PC, Notebook, Smartphone, Kreditkarte, etc. bereitzustellen. Ebenfalls werden diverse Applikationen wie die Telefonzentrale, das Lohnprogramm, ein ERP oder eben auch die Zeiterfassung mit den Stammdaten des neuen Mitarbeitenden gepflegt.

Über Onlineplattformen werden weitere Anmeldungen z. B. bei der Ausgleichskasse, beim BVG oder bei Versicherungen vorgenommen. Oftmals sind in diesem Prozess mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Bereichen involviert.

Die Einstellung neuer Mitarbeitenden verursacht hohe direkte und indirekte Kosten. Daher gilt es, den On- wie auch den Offboardingprozess so effizient wie möglich zu gestalten.

Das Zeiterfassungssystem – Onboarding

Basierend auf den gesetzlichen Vorgaben und dem Arbeitsvertrag hat der Mitarbeitende Anspruch auf Ferien, bei unterjährigem Ein- oder Austritt werden diese pro Rata berechnet. Ebenso gilt es sicherzustellen, dass die vereinbarten Arbeitszeiten und Pausen eingehalten werden. Ein Zeiterfassungssystem unterstützt Sie des weiteren im Absenzenmanagement, bei Workflows zu Ferienanträgen wie auch beim Nachtragen von Zeitmeldungen.

Sie erledigen Ihre Zeiterfassung bereit’s mit TimeRocket? Dann profitieren Sie von den rollenbasierten Berechtigungen und Workflows. TimeRocket führt Sie durch den Erfassungsprozess und berechnet und verbucht den Ferienanspruch automatisch. Egal ob Stundenlohn, Monatslohn oder vereinfachte Zeiterfassung.

Mit den Vorteilen von Worflowsystemen beschäftigen wir uns im Beitrag "Best Practices - Konfigurieren vs Programmieren".

Die Stammdatenerfassung erfolgt intuitiv und effizient. TimeRocket fragt Sie nur nach Stammdaten, welche für das gewählte Anstellungsverhältnis relevant sind.

Dank TimeRocket bleibt auch Ihr Mitarbeitender informiert. Und dies ohne Installation einer App. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden ein Login zu TimeRocket erstellen. Über das Registrierungsmail ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden den ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Zeiterfassung. Je nach Konfiguration nur zur Ansicht oder lassen Sie die Mitarbeitenden Abwesenheiten beantragen oder vergessene Zeitmeldungen nachtragen. Unser flexibler Workflow ermöglicht einen mehrstufigen Bewilligungsprozess. Absenz-Anträge per E-Mail gehören somit der Vergangenheit an.

Auswahl des Anstellungsmodells in TimeRocket

 

Rollenbasierte Zuordnung in TimeRocket

Das Zeiterfassungssystem - Offboarding

Verlässt ein Mitarbeitender die Firma, dann setzen Sie einfach das Austrittsdatum und überlassen alles Weitere TimeRocket. Aufgrund des Anstellungsverhältnisses werden Ferien pro Rata auf das Austrittsdatum berechnet und die erforderliche Ferienkürzung wird automatisch verbucht.

Erfahren Sie im Beitrag "Best Practices - Ferienberechnung mit TimeRocket" wie einfach und automatisiert Ferien bei Eintritt- Austritt und Pensenwechsel mit TimeRocket berechnet werden.

Erstellen Sie eine Auswertung zu Zeit- und Feriensaldi per Austrittsdatum oder lassen Sie sich diese auf einem Widget anzeigen. Nicht nur Sie, auch Ihr Mitarbeitender hat auf diese Informationen einfachen und schnellen Zugriff. Aufwändige Excel-Berechnungen gehören ebenfalls der Vergangenheit an.

Vorschau Widget Ferien in TimeRocket

TimeRocket - On- Offboarding leicht gemacht

Optimieren Sie Ihre Prozesse mit einem effizienten Zeiterfassungssystem. Ade, aufwändige Excel- Berechnungen bei On- oder Offboarding. Willkommen TimeRocket, eine Software, die Freude macht. Falls Sie Ihre Projektstunden noch mit Excel erfassen, empfehle ich Ihnen diesen Blogbeitrag "Best Practices - So geht Projektzeiterfassung". 

Wechseln Sie einfach zwischen Stunden- oder Monatslohn, Voll- oder Teilzeitanstellung. TimeRocket stellt sicher, dass Feriensaldi korrekt berechnet sind. Rollenbasierte Workflows und eine reduzierte Stammdatenerfassung – nur fliegen ist schöner.

 

Bedürfnisse eines KMU an die Zeiterfassung

Kennen sie die wichtigesten Bedürfnisse eines KMU an die Zeiterfassung? Erfahren zudem mehr betreffend den gesetzlichen Vorgaben der Zeiterfassung  im Blogbeitrag "Zeiterfassung für KMU".

Kennen Sie Ihre Anspruchsgruppen der Zeiterfassungslösung? Mitarbeitende, Vorgesetzte oder der betriebliche Datenschutzbeauftragte haben unterschiedliche Bedürfnisse an eine Zeiterfassungslösung. Mehr dazu im Beitrag "Anforderungen Zeiterfassungslösung".