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Zeiterfassung für KMU

Von Andreas Mathys

Zu welcher Kategorie zählt Ihre Firma? Über 99% aller Unternehmen in der Schweiz beschäftigen weniger als 250 Mitarbeitende! Die KMU, also kleine und mittlere Unternehmungen beschäftigten im Jahre 2019 Total 3'069'129 Mitarbeitende. Dazu zählen auch die Mikrounternehmen mit 1 bis 9 Beschäftigten. Grosse Unternehmen hingegen beschäftigten 1'501'541 Personen.

Zeiterfassung für KMU

Unabhängig der Firmengrösse ist das Erfassen der Arbeitszeit für jede Unternehmung vom Gesetzgeber vorgeschrieben. In welcher Form dies geschehen soll, ist der Unternehmung freigestellt. Wichtig ist: die Aufbewahrungspflicht von Arbeitszeitdaten beträgt 5 Jahre.

Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) verpflichtet die Arbeitgeber, alle Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten. Namentlich müssen Dauer und Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein (Art. 73 ArGV 1).[i]

Die Unterschiede der systematischen, der vereinfachten und der Verzicht auf Zeiterfassung haben wir im Beitrag «Ist das Erfassen der Arbeitszeit obligatorisch?» beleuchtet.

Die gesetzlichen Grundlagen betreffend  Zeiterfassung sind also für sämtliche dem Arbeitsgesetz unterstellten Firmen identisch. Betrachten wir die KMU hinsichtlich der Zeiterfassung etwas genauer, so sind die grundlegenden Anforderungen identisch.

Zeiterfassung für mittlere Unternehmen

In diese Kategorie fallen Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitenden. Die Standardisierung der Prozesse ist tendenziell grösser als bei kleinen oder Mikrounternehmungen. Das betriebliche Arbeitszeitreglement kennt wenige bis keine Ausnahmeregelungen. Abläufe und Prozesse sind dokumentiert und geregelt.

Mit dem Zeiterfassungssystem TimeRocket werden die Anforderungen des betrieblichen Arbeitszeitreglements abgebildet. Pausen, Ruhe- und Überzeiten überwacht das System automatisch, das integrierte Ampelsystem informiert bei Abweichungen zum Reglement.

Dank der hohen Standardisierung und den wenigen Ausnahmen bleibt das System übersichtlich, einfach in der Konfiguration und Bedienung. Der Fokus liegt auf der dezentralen Bedienung des Programms, dem «employee self service».

Employee self service

Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit vor Ort mit einem dormakaba-Terminal oder einem Tablet erfassen. Oder ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden standortunabhängig den Zugriff auf das System oder die Erfassung der Zeitmeldungen. TimeRocket ist ein reiner Cloud-Service und kann ohne Installation einer App an einem PC, MAC, Tablet oder Smartphone bedient werden.

Der integrierte und konfigurierbare Workflow unterstützt die Prozesse, z. B. beim Beantragen von Abwesenheiten, optimal. Je nach Bedürfnis werden Ferienanträge oder das Nachtragen fehlender Zeitmeldungen über mehrere Stufen visiert und freigegeben. Dabei bleibt die HR-Abteilung bei wichtigen Ereignissen wie Wohnungswechsel, Unfall, Hochzeit, etc. … informiert.

TimeRocket unterstützt Sie mit Schnittstellen zum Lohnprogramm, damit lohnrelevante Daten wie Zulagen oder Auszahlungen nicht manuell abgetippt werden müssen. Der Abschlussprozess läuft automatisiert und Kennzahlen stehen stufengerecht zur Verfügung.

Zeiterfassung für kleine Unternehmen

Mit 10 bis 49 Beschäftigen decken kleine Unternehmen den mittleren Bereich der KMU ab. Diese Firmen benötigen tendenziell ein flexibles Zeiterfassungssystem. Nicht jeder Prozess ist standardisiert und man trifft eher Ausnahmeregelungen an, gerade im Bereich der Teilzeitarbeit.

Da TimeRocket flexibel konfiguriert werden kann, fügt sich unser Zeitsystem optimal in Ihren Betrieb ein. Die grundlegenden Bedürfnisse entsprechen jedoch denjenigen von mittleren Unternehmen. Ob nun der Einsatz einer Lohnschnittstelle gewünscht ist, kann individuell entschieden werden.

Zeiterfassung für Mikrounternehmen

Die Mikrounternehmen beschäftigen weniger als 10 Mitarbeitende. In diesem Bereich trifft man oft  für die Dokumentation der Zeiterfassung auf Excel oder der Kunde setzt auf eine kostenlose App. Ein Wort zu diesen Möglichkeiten finden Sie unter “Alternative Möglichkeiten”.

Ein Mikrounternehmen hat in den seltensten Fällen eine HR-Abteilung. Gerade in einer solchen Umgebung ist es wichtig, mit dem geeigneten Instrument den Verwaltungsaufwand der Zeiterfassung so tief wie möglich zu halten und trotzdem eine gesetzeskonforme Zeiterfassung zu gewähren. Mit TimeRocket stehen Ihnen sämtliche Möglichkeiten zur Verfügung, genauso wie einer mittleren oder grossen Firma. Pausen und Überzeiten werden überwacht, die Vollständigkeit der Abrechnung ist sichergestellt, ihr Verwaltungsaufwand wird auf ein Minimum reduziert.

Wird Ihr Unternehmen durch einen externen Treuhänder betreut, können Sie dieser Treuhandfirma auf einfache Art und Weise einen kostenlosen Zugriff auf ihre Zeitabrechnung gewähren. Somit verfügt die Treuhandfirma ohne ihr Zutun direkt über die relevanten Kennzahlen.

  • Einfache Bedienung
  • Kleiner Verwaltungsaufwand
  • Zugang für Treuhandfirma

 

Die wichtigsten Merkmale und Anforderungen einer KMU- Zeiterfassung

  • Gesetzeskonforme Zeitabrechnung
  • Hohe Standardisierung der Prozesse
  • Wenige Ausnahmeregelungen
  • Dezentrale Bedienung
  • Einfache Bedienung
  • Stationäre oder mobile Zeiterfassungsmöglichkeiten
  • Verwaltung von Abwesenheiten mit Genehmigungsprozess
  • Verwaltung von Abrechnungen mit Genehmigungsprozess
  • Einfache Mitarbeiterverwaltung
  • Automatische Ferienberechnung (auch bei Pensen-Wechsel, Ein- und Austritt)
  • Einfache Abrechnung von Mitarbeitenden im Std. Lohn
  • Employee Self Service
  • Hoher Automatisierungsgrad
  • Automatisierte Abschlüsse
  • Stufengerechte Kennzahlen
  • Schnittstellen zu Umsystemen
    • Erweiterbar mit Projektzeiterfassung
    • Erweiterbar mit Spesenerfassung
    • Erweiterbar mit Personaleinsatzplanung

 

Alternative Möglichkeiten

Zeiterfassung mit Excel

Excel ist unbestritten ein mächtiges Werkzeug. Ein Werkzeug ist immer dann gut, wenn es korrekt und sachgemäss eingesetzt wird. Bei einer Zeiterfassung mit Excel gibt es einige Tücken, die man beachten muss:

  • Formeln und Makros müssen unterhalten werden
  • Berechnung in Dezimal und hh:mm kann eine Herausforderung darstellen
  • Ferienberechnungen und Teilzeitmodelle können eine Herausforderung sein
  • Integration von Abrechnungsregeln können eine Herausforderung darstellen
  • Bewilligungssystem für Abwesenheiten oder Visierungen können eine Herausforderung darstellen
  • Firmenweite Kennzahlen können eine Herausforderung darstellen
  • Risiko und damit Fehlerquelle durch diverse sich im Umlauf befindenden Versionen desselben Files

Die vermeintlich «kostenlose» Excel-Variante der Zeiterfassung birgt das Risiko einiger versteckten Kosten in Form von Mehraufwand, Fehler- und Dokumentensuche.

Kostenlose Zeiterfassungs-App’s

Nicht jede Firma stellt den Mitarbeitenden ein Smartphone zur Verfügung. Dies hat zur Folge, dass von der Firma geforderte Zeiterfassungs-Apps auf privaten Geräten installiert werden müssen. Auch wenn die App kostenlos ist, wird nicht jeder Mitarbeitende erfreut sein, für geschäftliche Zwecke eine App auf seinem Gerät installieren zu müssen. Bei kostenlosen Apps gilt es, wie bei jeder anderen Software auch, zu prüfen, dass der Datenschutz und die Datensicherheit gewährt sind.

Vermeiden Sie unnötigen Aufwand. Investieren Sie in eine zukunftssichere, moderne Lösung. Mit TimeRocket erübrigt sich die Installation einer App.

Fazit

Mit TimeRocket haben Sie alle Möglichkeiten der Zeiterfassung, unabhängig davon, ob Sie ein mikro, ein kleines oder ein mittleres Unternehmen sind. Die Anforderungen an ein Zeitsystem im KMU- Bereich decken sich sehr stark. Mittlere Unternehmen legen tendenziell mehr Wert auf automatisierte Prozesse und Schnittstellen. Auch bei den Dienst- und Supportleistungen unterscheiden wir nicht, in welchem Bereich des KMU ihre Unternehmung angesiedelt ist. Jeder TimeRocket-User profitiert von denselben Leistungen.

 


[i] https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Arbeit/Arbeitsbedingungen/Arbeitnehmerschutz/Arbeits-und-Ruhezeiten/Arbeitszeiterfassung.html

[ii] https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/statistiken/industrie-dienstleistungen/unternehmen-beschaeftigte/wirtschaftsstruktur-unternehmen/kmu.html