Projekte verwalten und Arbeitszeit erfassenDie Anforderungen an moderne Projektarbeit steigen stetig – Flexibilität, Transparenz und Effizienz sind heute unerlässlich. Mit dem neuen Modul zur Projektzeiterfassung von TimeRocket(+) bietet Calitime eine Lösung, die Projektmanagement und Zeiterfassung nahtlos miteinander verbindet. Unternehmen erhalten damit ein leistungsstarkes Werkzeug, das nicht nur die Arbeitszeit präzise erfasst, sondern auch deren Rapportierung auf ein neues Level hebt. Nach dem Motto «Nur eine auf Anwender ausgerichtete, intuitive Erfassung der Projektstunden stellt sicher, dass keine Zeiten verloren gehen».
Diese Highlights versprechen tatsächlich Spass:
- Intuitive Bedienung für schnellen Einstieg
- Favoriten & letzte Projekte – sofort das Richtige finden
- Grid-Erfassung für klaren Überblick
- Mehrfachaktionen reduzieren Buchungsaufwand
- Custom Labels – Ihre Begriffe, Ihre Struktur
- Spesen direkt dem Projekt zuweisen – ohne Umwege
- Dank Codes und Projektnummern – Projekte blitzschnell auffinden
Doch bevor wir tiefer in die Funktionen eintauchen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die grundlegende Frage:
Wozu eigentlich Projektstunden erfassen
Die Motivation, Projektstunden zu erfassen, unterscheidet sich je nach Branche nicht erheblich:
Branche | Warum Projektzeiterfassung sinnvoll ist |
Ingenieur- & Architekturbüros | Projektstunden sind direkt verrechenbar – präzise Zeiterfassung ist essenziell. |
IT & Softwareentwicklung | Agile Projekte, Sprints, Tickets – alles braucht klare Zeitzuordnung. |
Consulting & Beratung | Kundenprojekte, Workshops, Analysen – jede Stunde zählt. |
Treuhand & Wirtschaftsprüfung | Mandats bezogene Arbeit, oft mit Pauschalen oder Stundenansätzen. |
Marketing- & Werbeagenturen | Kreativprojekte, Kampagnen, Kundenaufträge – transparente Abrechnung. |
Baugewerbe & Handwerk | Auftragszeiterfassung für Baustellen, Reparaturen, Installationen. |
Öffentliche Verwaltung & Gemeinden | Projektbezogene Förderprogramme, interne Projekte, Budgetkontrolle. |
Freelancer & Selbstständige | Direkte Verrechnung an Kunden, oft mit flexiblen Arbeitszeiten. |
Industrie & Produktion | Betriebsdatenerfassung, Projektkostenanalyse, Ressourcenplanung. |
Bildung & Forschung | Forschungsprojekte, Drittmittelabrechnung, Projektförderung. |
Im Grunde geht es immer um folgende Ziele:
- Transparenz bei Aufwand und Kosten
- Verrechenbarkeit gegenüber Kunden sicherstellen
- Controlling, Nachkalkulationen & Reporting für interne Auswertungen
Strukturierte Projektorganisation, als Basis für die Rapportierung
Das Herzstück des neuen Moduls ist die flexible Projektstruktur. Projekte lassen sich in mehreren Ebenen bis hin zu Tätigkeiten und Berechtigungen organisieren.
In der branchenneutralen Projektzeiterfassung lassen sich mehrere Projektstrukturen parallel führen. Die offene API-Schnittstelle stellt sicher, dass Projektstammdaten aus übergeordneten Systemen automatisch übernommen werden. Im Gegenzug liefert TimeRocket(+) die abgerechneten Projektstunden zur Weiterverarbeitung oder Nachkalkulation zurück.
Dank Projektvorlagen lassen sich wiederkehrende Tätigkeiten und Berechtigungen schnell zuweisen. Die Möglichkeit, Projekte mit Nummern oder Codes zu versehen, erleichtert die Übersicht und Zuordnung. Besonders praktisch: Projekt-Favoriten sorgen für eine schnelle Anzeige häufig genutzter Projekte.
Auftrag, Projekt oder Anlagen – Sie bestimmen, wie Ihr Objekt heisst
TimeRocket(+) bietet dank «Custom Labels» ein besonders anwenderfreundliches Feature. Benennen Sie Ihre Objekte so, wie Sie sich in ihrem Umfeld gewohnt sind. TimeRocket passt die Benutzerführung ihrer Terminologie an – für maximale Verständlichkeit und Effizienz.
Intelligentes Budgetmanagement
Ein Highlight ist die vielschichtige Budgetverwaltung. TimeRocket erlaubt additive, absolute und wiederkehrende Budgets – sogar projektübergreifend. So behalten Projektleiter jederzeit den Überblick über Ressourcen und Auslastung. Die Budgetdaten sind auswertbar und lassen sich flexibel gruppieren, was eine präzise Kontrolle und frühzeitige Reaktion bei Budgetabweichungen ermöglicht.
Proaktive Budgetüberwachung
Definieren Sie Schwellwerte, damit Sie z. B. bei 80 % Ausschöpfung, rechtzeitig gewarnt werden.
Projektverwaltung & Abschluss leicht gemacht
Projekte lassen sich mit Statusangaben wie „geplant“ oder „in Arbeit“ versehen. Tätigkeiten können als „beendet“ gemeldet werden, was die Abrechnung vereinfacht. Der bebuchbare Zeitraum sorgt dafür, dass nur relevante Zeitfenster für Buchungen offen sind. Sammelaufträge und Mehrfachaktionen ermöglichen eine effiziente Bearbeitung mehrerer Projekte gleichzeitig.
Ist ein Projekt abgeschlossen, kann es archiviert werden – die Auswahl beim Buchen bleibt dadurch stets übersichtlich und aktuell.
Präzise Projektbuchung & Rapportierung
Projektzeiterfassung darf Spass machen. Die intuitive Erfassung stellt sicher, dass die Eingabe von Dauer, Zeitraum oder Zeitpunkt, keine Last werden. Favoriten und zuletzt verwendete Projekte erleichtern die Eingabe. Die grafische Darstellung von Anwesenheit und Projektzeit ermöglicht einen schnellen Abgleich und zeigt Unstimmigkeiten sofort auf.
Wer bei der Rapportierung eine (Grid-Erfassung) Tabellenstruktur bevorzugt, kann diese mit den gewünschten Projekten und Tätigkeiten befüllen. Ob nun Stunden oder Von-Bis Zeiten rapportiert werden, auch die Tabellenstruktur gibt jederzeit Auskunft über Abweichungen rapportierter Projektstunden zur Anwesenheitszeit.
Projektzeiterfassung oder Betriebsdatenerfassung?
TimeRocket(+) ermöglicht zwei Arten der Projektzeiterfassung.
- Stundenrapportierung / Griderfassung
- BDE
Stundenrapportierung – nach getaner Arbeit
Bei der Stundenrapportierung werden die auf einen Auftrag oder ein Projekt geleisteten Stunden im Nachgang auf das entsprechende Projekt gebucht.
Sie navigieren noch zum richtigen Projekt?
TimeRocket bietet diverse Hilfestellungen bei der Stundenrapportierung. So werden beispielsweise Pausen zur Unterbrechung der rapportierten Zeiträume vorgeschlagen, Favoriten und kürzlich gewählte Projekte sorgen für eine effiziente Projektauswahl.
BDE – beim Start der Arbeit
Bei einer Betriebsdatenerfassung wird tendenziell anstelle von Projekten eher von Aufträgen gesprochen.
In einer BDE werden die Auftragsstunden aufgrund der Präsenzzeiten und der gemeldeten Auftragsanmeldungen (BDE-Meldungen) automatisch berechnet. Die Zeit läuft so lange auf dem Auftrag, bis ein neuer Auftrag angemeldet wird. Pausenmeldungen unterbrechen die Auftragszeit ebenfalls. Mit der ersten Zeitmeldung am Folgetag läuft, falls gewünscht, der letzte Auftrag des Vortages automatisch weiter.
Bei der TimeRocket(+) werden die Auftragszeiten automatisch mit den Zeitmeldungen verrechnet. Im Fall von Zeitkorrekturen, ändert dies automatisch die Auftragsabrechnung.
Mehrfachaktionen zur Steigerung der Effizienz
Eine Mehrfachaktion fasst mehrere Aufträge oder Tätigkeiten zusammen. Anstelle jeden Auftrags anzumelden, reicht die Buchung auf die Mehrfachaktion.
Die Mitarbeitenden melden den Start der Mehrfachaktion, TimeRocket(+) verteilt die erfassten Arbeitszeiten anteilig auf die entsprechenden Aufträge / Tätigkeiten.
Projektspesen
Die in TimeRocket(+) erfassten Spesenpositionen lassen sich bereits bei der Eingabe einem Projekt oder einer Tätigkeit zuweisen. Sowohl in der Projektübersicht als auch auf Auswertungen ist ersichtlich, ob die Spesenpositionen verrechenbar sind.
Auswertungen für fundierte Entscheidungen
Die Projektauswertung bietet umfassende Einblicke: Projektzeit vs. Anwesenheitszeit, Budgetverbrauch und flexible Gruppierungsmöglichkeiten ermöglichen eine präzise Analyse. Führungskräfte erkennen auf einen Blick, wo Optimierungspotenzial besteht und wie Ressourcen eingesetzt wurden.
Fazit: TimeRocket bringt Transparenz und Effizienz in Ihre Projektwelt
Mit dem neuen Modul zur Projektzeiterfassung setzt Calitime ein starkes Zeichen für modernes Projektmanagement. Die Kombination aus strukturierter Organisation, intelligenter Budgetkontrolle und intuitiver Rapportierung macht TimeRocket(+) zu einem unverzichtbaren Tool für Unternehmen, die ihre Projekte effizient und transparent steuern möchten.
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Weiterführende Links
Best Practices – So geht Projektzeiterfassung
Moderne Leistungserfassung: Drei Schlüsselkompetenzen dank Zeiterfassung
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