Verschiedene smarte Geräte

Terminals, Tablets und Browser - Eine Übersicht

Von Andreas Mathys

Dank TimeRocket können Sie die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationspflicht sicherstellen, Ihr betriebliches Arbeitszeitreglement dort abbilden, wo es Sinn macht und Prozesse und Abläufe vereinfachen.  Einfach soll auch die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgen. Und zwar gleichermassen für Arbeitgebende wie auch für Arbeitnehmende. Es gilt zu entscheiden, wie, wo und womit diese Erfassung erfolgen soll. Zu dieser Frage äussert sich der Gesetzgeber nicht speziell. Daher haben wir in TimeRocket eine Auswahl an Arbeitszeiterfassungsmöglichkeiten geschaffen.

Jeder hat es, nicht jeder nutzt es

Das Smartphone. Smart, standortunabhängig und ohne zusätzliche Lizenzkosten erfassen die Mitarbeitenden ihre persönlichen Arbeitszeiten mit dem Browser des Smartphones. Eine spezifische App muss nicht installiert werden. Der Mitarbeitende meldet sich mittels Browser an der TimeRocket-Applikation an und nutzt den gesamten Funktionsumfang. Natürlich nur diejenigen Funktionen, die gemäss seiner Rolle in TimeRocket vorgesehen sind.

Diese flexible und effiziente Lösung bringt die Anwender auf kreative Ideen. Wir haben von Fällen gehört, da werden beim Anstehen an der Supermarktkasse noch schnell Workflowanträge bearbeitet oder der nächste Urlaub geplant. Über Sinn oder Unsinn TimeRocket an der Supermarktkasse, bei der Werbepause am TV oder auf dem Sessellift zu nutzen, äussern wir uns nicht. Gut zu wissen, der Datenschutz und die Datensicherheit sind dabei jederzeit gewährleistet.

Wunschlos glücklich? Jein. Die mobile Arbeitszeiterfassung mit Smartphone wird in der Praxis oft dort gewünscht, wo der Mitarbeitende seine Arbeitstätigkeit gerade ausführt. Im Aussendienst vor Ort in Echtzeit, bei Mitarbeitenden im Homeoffice zu Hause. Hier erfolgt die Erfassung direkt am PC mittels Browser.

Anders bei Mitarbeitenden, die Onsite arbeiten. Diese benötigen oft weniger Flexibilität bei der Erfassung der Arbeitszeit. Diese soll nämlich beim Betreten der Geschäftsräumlichkeiten erfolgen und nicht bereits schon auf dem Arbeitsweg. Dabei spielt es auch keine Rolle, wie man den Arbeitsweg bestreitet. Weder im Auto, auf dem Fahrrad noch zu Fuss gilt der Arbeitsweg als Arbeitszeit. Vertraglich regeln sollten sie auf jeden Fall Vereinbarungen zur Erledigung von Arbeiten während dem Pendeln, z.B. im Zug. In den meisten Branchen ist der Weg zum Arbeitsort nicht vergütet und wird daher auch nicht als Arbeitszeit angerechnet.

Das Tablet – Chique und effizient

Das TimeRocket Device simuliert ein Zeiterfassungsterminal auf einem handelsüblichen Tablet. Das sieht nicht nur chique aus, die Lösung ist auch sehr effizient. Die Mitarbeitenden erfassen so Onsite ihre Arbeitszeit mittels drücken Ihres Icons auf dem Tablet beim Betreten des Gebäudes. Je nach Konfiguration mit oder ohne Eingabe eines Pincodes.

Dank der graphischen Statusanzeige ist ersichtlich, wer anwesend ist. Auch hier in Echtzeit und dies, je nach Grösse des Tablets, für bis zu 25 Personen. Diese Lösung ist ebenfalls ohne weitere Lizenzkosten von TimeRocket bereits im Standard integriert. Das Tablet wird kundenseitig zur Verfügung gestellt, der Link zu TimeRocket ist schnell konfiguriert.

Zeiterfassungsterminal mit Badge

Falls Sie doch lieber ein Zeiterfassungsterminal verwenden möchten, kein Problem. Investieren Sie in ein Zeiterfassungsterminal der Firma dromakaba und ermöglichen sie ihren Mitarbeitenden ein einfaches Erfassen der Arbeitszeit mit Badge vor Ort. Dank der Abfragemöglichkeiten verfügt der Mitarbeitende zudem über Informationen zu seinen Überstunden- und Feriensaldi, der letzten getätigten Buchung oder der heutigen Anwesenheitszeit.

Sollte die Netzwerkverbindung vom Terminal zu TimeRocket mal unterbrochen sein, kein Problem. Die Buchungen werden gespeichert und wieder übertragen, sobald die Verbindung wieder steht. Die Zeiterfassung kann also jederzeit auch offline erfolgen.

Ein Zeiterfassungsterminal wird überall dort eingesetzt, wo dem Mitarbeitenden kein PC am Arbeitsplatz zur Verfügung steht, eine Erfassung auf dem Smartphone nicht gewünscht ist oder die Arbeitszeiterfassung zwingend vor Ort erfolgen soll. Die Erfassung mittels Smartphone oder Browser wird in dem Fall auf Wunsch für einzelne Personengruppen deaktiviert.

RFID, Legic – der Badge

Ein Badge in Form einer Kreditkarte oder eines Schlüsselanhängers dient zur Identifikation des Mitarbeitenden. Je nach eingesetzter Technologie ist in diesem Badge ein RFID-Transponder mit Technologien von Legic oder Mifare verbaut. In der Regel hat ein Badge eine eindeutige Identifikations-Nr. Diese Nummer wird dem Mitarbeitenden in TimeRocket zugewiesen.

Wird nun ein RFID Badge in die Nähe eines Zeiterfassungsterminals gehalten, erfasst der Leser des Terminals die Identifikationsnummer. Der Mitarbeitende wird identifiziert. Je nach gewählter Funktion erfolgt eine Zeitmeldung oder dem Mitarbeitenden werden z. Bsp. die Saldi angezeigt. Die eindeutigen Kundennummer stellt sicher, dass nur Badges ihrer Firma akzeptiert werden.

Biometrie

Anstelle eines Badges kann ein Zeiterfassungsgerät von dormakaba auch mit biometrischer Datenerfassung betrieben werden. Auf dem Markt gibt es diverse Anbieter, welche den Mitarbeitenden auf Grund von biometrischen Merkmalen wie Venen, Hand, Iris oder Finger identifizieren. Dormakaba liest bzw. „lernt“ den Finger ein.

Bei dieser Variante entstehen keine Anschaffungskosten für Badge-Medien. Es reicht aus, pro Mitarbeitenden einen oder besser noch zwei Finger einzulernen. Dies für den Fall, dass man sich mal an einem Finger verletzen sollte. Dank des Fingers erfolgt eine eindeutige Identifikation der Person. Die Fingerabdrücke (Templates) können weder kopiert noch rekonstruiert werden. Dadurch ist der Datenschutz gewährleistet. Die Fingerkuppe per se wird nicht eingelesen. Das System erstellt auf Grund von markanten Merkmalen der Fingerkuppe ein einzigartiges Erkennungsmuster. Dabei handelt es ich um eine mathematische Beschreibung von Positionsdaten.

Bei dieser Lösung gibt es tendenziell weniger Fehlstempelungen; „Badge-vergessen“ kann nicht passieren . Ebenso ist das „Stempeln für Arbeitskollegen“ auch nicht möglich.

Summary

Wie so oft führen mehrere Wege zum Ziel. Ohne zusätzliche Lizenzkosten ist mit der Browser-, der Smartphone-Lösung und dem Device auf dem Tablet bereits sehr vieles möglich.

Tendieren Sie zu einer stationären Lösung, fällt ihre Wahl vermutlich eher auf das Tablet oder alternativ auf ein fest montiertes Terminal mit Badge oder biometrischer Fingeridentifikation.

Die universelle Methode der Zeiterfassung, die für jede Unternehmung passt, gibt es nicht. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, die Erfassungsarten können jederzeit mit weiteren Erfassungsart ergänzt und kombiniert werden. TimeRocket wächst mit ihren Anforderungen mit.

Quelle: Dormakaba SBR-Biometrie d3eadb104-de-2017-06.pdf