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Teilzeitarbeit – Eine Challenge für die moderne Zeiterfassung

Von Michael Wüest

Die Zeiten ändern sich, was früher eher selten war, trifft man heute immer öfters an – der Wunsch nach Teilzeitarbeit. Neben den Müttern, welche immer besser ausgebildet sind und den Anschluss in der Berufswelt trotz Mutterschaft nicht verlieren möchten, trifft dies auch immer öfters auf Männer zu, welche ihren Vaterpflichten nachkommen und einen aktiven Anteil an der Kindererziehung und -betreuung beitragen möchten. Das bringt die klassischen Systeme der Zeiterfassung vor neue Herausforderungen. Doch die Lösungsansätze sind naheliegend.

Unklarheiten rund um die Teilzeitarbeit

Es ist eine Tatsache, dass sehr viele Menschen Teilzeit arbeiten, was jedoch des Öfteren mit gewissen Unsicherheiten, vor allem bezüglich der Arbeitszeit, des Ferienanspruchs sowie der Regelung von Feiertagen, verbunden ist. Mit diesem Beitrag wird versucht, diesen Unsicherheiten zu begegnen und Lösungsansätze für Unternehmen aufzuzeigen. Da der grössere Teil der Teilzeit- Angestellten Frauen sind, wird in den nachfolgenden Beispielen die weibliche Form verwendet.

Beispiel an einem 50-Prozent-Pensum

Der Einfachheitshalber wird in diesem Beispiel von einem 50-Prozent-Pensum und einer wöchentlichen Sollarbeitszeit von 40 Stunden ausgegangen. Die tägliche Sollarbeitszeit bei einer Vollzeit-Angestellten beträgt 8 Stunden, bei einem 50-Prozent-Pensum reduziert sich die Sollzeit auf 20 Stunden pro Woche oder 4 Stunden pro Tag.

In den meisten Fällen arbeiten Teilzeit-Mitarbeitende ganztags, in diesem Beispiel ist unsere Arbeitnehmerin «Laura» jeweils am Dienstag und Donnerstag ganztags und am Freitagvormittag am Arbeitsplatz anwesend.

Mögliche Zeiterfassungsvarianten

Typischerweise bieten moderne Systeme der Zeiterfassung zwei Varianten für die Abrechnung von Teilzeitarbeitende an. Im variablen System wird die Sollzeit auf fünf Arbeitstage verteilt, somit ergibt sich eine tägliche Sollzeit von 4 Stunden.

Im fixen System wird die Sollzeit auf die vereinbarten Arbeitstage hinterlegt, angewendet auf unser Beispiel wäre dies am Dienstag und Donnerstag8 Stunden und am Freitag 4 Stunden.

Beiden Varianten können zur Ungleichbehandlung gegenüber von Vollzeitangestellten führen.

Die Ungleichbehandlung

Feiertage

Die Ungleichbehandlung zeigt sich vor allem bezüglich Feiertagen1. Im genannten Beispiel fallen pro Jahr fix Karfreitag, Auffahrt und Fronleichnam auf die Arbeitstage der Mitarbeiterin. Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) hält fest: An den gesetzlich anerkannten Feiertagen darf grundsätzlich nicht gearbeitet werden. Die ausgefallene Arbeitszeit muss nicht nachgeholt werden, umgekehrt gibt es auch kein Recht auf Nachbezug von Feiertagen, die auf einen arbeitsfreien Tag fallen2.

Während im fixen Arbeitszeitmodell der Mitarbeiterin an den genannten Tagen die vorgesehenen 8 Stunden gutgeschrieben werden, werden der Mitarbeiterin im variablen System lediglich 4 Stunden gutgeschrieben, obschon sie normalerweise 8 Stunden arbeitet. Die Differenz von 4 Stunden hat die Mitarbeiterin demnach nachzuarbeiten. Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen arbeitsfreien Tag, wird der Mitarbeiterin 4 Stunden gutgeschrieben.

Aufgerechnet auf das Jahr 2019 hat die Mitarbeiterin wegen sämtlichen Feiertagen demnach insgesamt 20 Stunden3, also eine Woche, nachzuarbeiten, währenddem bei den Vollzeitmitarbeitenden keine Minusstunden entstehen.

Oft wählen die Menschen nicht aus purer Freude an Freizeit das Arbeitsmodell. Meistens verfügen sie daneben über ein ziemlich durchorganisiertes Leben. Deshalb ist es ihnen in vielen Fällen nicht möglich, die durch das flexible Modell entstehende Minuszeit problemlos aufzuarbeiten, indem sie entweder an einem anderen Tag zur Arbeit erscheinen oder beliebig Überstunden leisten. Es ist auch zu beachten, dass eine Mitarbeiterin mit einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden gezwungenermassen eine 30-minütige Pause machen muss4, für dessen Einhaltung der Arbeitgeber verantwortlich ist und so beispielsweise nicht den Mittag durcharbeiten dürfte. Auch die Kompensation durch Ferien ist nicht zulässig, da dies dem Zweck der Ferien widerspricht. Ferien dienen in erster Linie der Erholung und nicht zur Kompensation von nicht leistbaren Minusstunden, insbesondere da die Minusstunden nicht durch die Mitarbeiterin verschuldet sind5.

Ferien

Neben den Feiertagen führt auch der Bezug von einzelnen Ferientagen zu Schwierigkeiten. Häufig wird der Ferienanspruch in Tagen angegeben, als Beispiel 25 Tage pro Jahr. Werden die Ferien wochenweise bezogen, stellt dies kein Problem dar. Bezieht die Teilzeitangestellte die Ferien aber an einzelnen Tagen, beispielsweise an einem Dienstag, würden der Mitarbeiterin im variablen System nur 4 Stunden gutgeschrieben werden, den Rest müsste wiederum nachgeholt werden.

Krankheit

Identisch verhält es sich bei der Anrechnung der Arbeitszeit im Falle von Krankheit oder anderer Arbeitsunfähigkeit. Im variablen System hätte die Arbeitnehmerin an Wochentagen ohne Anwesenheit eine «hypothetische Arbeitsunfähigkeit» geltend zu machen. Um dies zu vermeiden kann der Mitarbeiterin an Fehltagen die vorgesehene Arbeitszeit, also 8 Stunden, gutgeschrieben werden. Diese Regelung kann natürlich zu Missbräuchen führen, wenn die Arbeitnehmerin immer genau an dem Tag krank ist, an welchem sie arbeiten sollte. Unter solchen Umständen ist das Handeln der Arbeitgebenden gefragt, damit für diese Situation allenfalls einzelfallbezogene Lösungen gefunden werden.

Lösungsansatz: fixes Arbeitszeitmodell

Bei der Anwendung des fixen Arbeitszeitmodells, erübrigen sich solche die Diskussionen. Die Sollzeit wird auf die vorgesehenen Arbeitstage gelegt und entsprechend so gebucht. Dadurch wird vermieden, dass an Feiertagen, während einer Krankheit oder den Ferien Minusstunden entstehen.  

Bei dieser Variante haben die Mitarbeitenden auch keinen Anspruch darauf, dass ihnen während «arbeitsfreien» Feiertagen Zeit gutgeschrieben wird.

Teilzeitarbeit mit TimeRocket

TimeRocket bietet die optimale Unterstützung für Teilzeitarbeit. Die Abrechnungsvariante kann individuell pro Mitarbeiter eingestellt werden. Grundsätzlich empfehlen wir, aus den oben gewonnen Erkenntnisse, wenn immer möglich bei den Teilzeitarbeitenden das fixe Modell einzusetzen.  

Ein weiterer Vorteil von TimeRocket ist die Abrechnung der Ferien in Stunden. Dadurch können im Falle eines Bezugs von einzelnen Ferientagen die effektiv geleisteten Stunden verbucht werden, damit für Teilzeitangestellten keine Minusstunden entstehen, wenn diese Beispielsweise im variablen System abgerechnet werden.

Dies und weitere Funktionen können bei TimeRocket kostenlos und unverbindlich ausprobiert werden.

1 Vorliegend wird vom Kanton Luzern ausgegangen, je nach Kanton sind Feiertage – mit Ausnahme des 1. Augusts  – anders geregelt.
2 https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Arbeit/Personenfreizugigkeit_Arbeitsbeziehungen/Arbeitsrecht/FAQ_zum_privaten_Arbeitsrecht/freizeit-und-feiertage.html
3 Neujahr fällt 2019 auf einen Dienstag, Auffahrt, Fronleichnam, 1. August, Maria Himmelsfahrt, Stephanstag fallen 2019 alle auf einen Donnerstag. Dadurch fällt Laura jeweils mit 4 Stunden ins Minus. Weihnachten fällt auf einen Mittwoch, womit Laura eine Gutschrift von 4 Stunden erhält.
4 Art. 15 Abs. 1 lit. b Arbeitsgesetz
5 Im Falle eines Austritts der Mitarbeiterin, dürfen die so entstandenen Minusstunden nicht in Abzug gebracht werden, da der Arbeitgeber lediglich berechtigt ist, Minusstunden in Abzug zu bringen, welche aus Verschulden der Mitarbeiterin entstanden sind. 

Quelle: Der Artikel basiert auf einem Beitrag von swissconsultants.ch. Für diesen Beitrag wurden die Bilder, Überschriften und Texte überarbeitet.