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Taggen Sie Ihre Arbeitszeit im Homeoffice

Von Andreas Mathys

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: planbar, sichtbar, auswertbar? Welche Bedürfnisse gilt es abzudecken und wie löst man dies mit einem modernen Zeiterfassungssystem? Ich zeige Ihnen, wie wir das mit TimeRocket gelöst haben. Innovativ, so finde ich, aber überzeugen Sie sich selbst.

Homeoffice mit TimeRocket


Zwischenzeitlich ist beinahe jeder Betrieb mehr oder weniger freiwillig mit Homeoffice konfrontiert worden. Wir alle haben unsere individuellen Erfahrungen und Lernprozesse durchlebt. Geblieben sind viele Erkenntnisse, sicher auch einige (lustige) spezielle Vorkommnisse und natürlich ganz klare Vor- und Nachteile. Bewerten möchte ich diese nicht. Eines ist aber ganz offensichtlich: ohne Business-Software, die einem das Arbeiten im Homeoffice erst ermöglicht, geht es nicht. Der Einsatz von Business-Software ist je nach Branche sehr unterschiedlich. Das Spektrum reicht von A wie Agenda, über Software zur Kommunikation, den Kalender, das ERP bis zu Z wie Zeiterfassung. Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Zahnrad für das Team, besonders bei dezentralen Arbeitsplätzen. 


Wie soll mich meine Zeiterfassung im Homeoffice unterstützen? 


 Die Bedürfnisse lassen sich in drei Kategorien einteilen:

    Planbar – Homeoffice-Arbeit soll plan- und koordinierbar sein

    Sichtbar – Homeoffice-Arbeit soll in Echtzeit ersichtlich sein

    Auswertbar – Homeoffice-Arbeit soll ausgewertet werden können

 

Nicht jeder Aspekt ist für jede Firma, jedes Team resp. jeden Mitarbeitenden gleich relevant. Betrachten wir die Kategorien etwas genauer, werden die zu Grunde liegenden Business-Cases ersichtlich.


Homeoffice soll planbar sein.


Je nach Branche, Tätigkeit und Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann Homeoffice mehr oder weniger flexibel gestaltet sein. Besonders bei flexiblen Homeoffice-Regelungen ist es umso wichtiger zu sehen, wer wann vor Ort verfügbar ist. Vor –Ort-Meetings kann ich nur terminieren, wenn auch der geplante Homeoffice- Status der Mitarbeitenden bekannt ist. 
Auch bei Desk-Sharing-Modellen, also wenn sich ein oder mehrere Arbeitnehmende den Arbeitsplatz im Büro teilen, wird die Planung von Homeoffice unabdingbar. Hier gilt es, die Mitarbeitenden auf die verfügbaren Arbeitsplätze einzuplanen. Selbstverständlich unter Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse sowie der geplanten Abwesenheiten. 
Denkbar sind auch Regelungen, die eine gewisse Anzahl von vor Ort anwesenden Mitarbeitenden vorgeben, also dass z.B. immer 40% des Teams vor Ort anwesend sein müssen.  


Homeoffice soll sichtbar sein


Hier sprechen wir nicht von Live Streams ins Homeoffice. Nein, Schreck lass nach. Vielmehr geht es darum, den aktuellen Status des Mitarbeitenden zu kennen. Also, wo dieser gerade seiner Arbeit nachgeht. 

zeitmeldung tagen
Spätestens seit Albert Einstein ist bekannt: «Eine Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum».  Die Gründe, wieso ich trotz sorgfältig geplantem und «bewilligtem» Homeoffice nun meinen geliebten Kaffee im Büro geniesse, sind vielfältig. Unvorhergesehene, dringende Meetings, vergessene Unterlagen oder ein Internetausfall zu Hause? Mein Team schätzt es jedenfalls ungemein, in Echtzeit über meinen Homeoffice-Status informiert zu sein.

Homeoffice soll auswertbar sein


Der eine oder andere fragt sich nun vermutlich zurecht: auswerten -warum, wozu? Gesetzliche Vorgaben wie auch betriebsinterne Regelungen spielen hier eine grosse Rolle. Arbeitgeber müssen z.B. die Sozialversicherungspflicht bei Grenzgängern im Homeoffice berücksichtigen:


Die 25%-Regel gem. EU-Verordnung Nr. 883/2004


Ab einem Umfang von 25% der geleisteten Arbeitstätigkeit im Wohnland sind Grenzgängerinnen und Grenzgänger nicht dem Sozialversicherungsträger am Arbeitsort in der Schweiz (Ausgleichskasse), sondern beim ausländischen Sozialversicherungsträger in ihrem Wohnland zu versichern. Unter solchen Umständen sind alle Sozialversicherungen (AHV, BVG usw.) in der Schweiz nicht mehr zuständig, und der Arbeitgeber muss mit ausländischen Sozialversicherungsträgern abrechnen. 
Hier hilft eine Auswertung aus dem Zeitsystem, das Verhältnis von Homeoffice- zu Büroarbeitstagen zu ermitteln.[1]

Steuerabzüge im Corona-Homeoffice-Jahr


Die Kantone sind unterschiedlich grosszügig, wenn es um Steuerabzüge in Corona-Zeiten geht. Es gibt pragmatische oder exakte Anwendungen. In wenigen Kantonen wird z.B. der Abzug für die auswärtige Verpflegung oder für den Arbeitsweg nur für Tage verrechnet, die man nicht im Homeoffice verbracht hat.[2]

Wie das in Zukunft gehandhabt wird, wird sich zeigen. Auf alle Fälle hilft ein Zeitsystem ungemein, um auf Knopfdruck die benötigten Kennzahlen für statistische Zwecke zu erhalten.   

homeoffice auswertung


Zeiterfassung im Homeoffice – Jetzt erst recht


Die vertraglich festgelegten Arbeitszeiten, Pausen und deren Dauer sowie Überstundenregelungen ändern sich in der Regel nicht durch den Umstand, dass man im Homeoffice arbeitet. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung entspricht derjenigen eines normalen Arbeitsverhältnisses und kann an den Arbeitnehmer im Homeoffice delegiert werden. Bei sehr flexiblen Arbeitszeitmodellen in Kombination mit Homeoffice hilft ein Zeitsystem dem Mitarbeitenden, eine gesunde Work-live- Balance zu finden.


Unsere Lösungen – ihr Profit


Time Rocket ist geradezu prädestiniert für die Erfassung von Homeoffice-Arbeit. Planen Sie die Homeoffice-Einsätze, falls gewünscht auch mit mehrstufigen Bewilligungen, einfach über den Browser, das Tablet oder das Smartphone. Und dies ohne mühsame Installation einer App. «Taggen» Sie Zeitmeldung beim Kommen oder beim Gehen einfach mit «Homeoffice» und ihr Team sieht in Echtzeit ihren Status. Die «Taggs» (sind?) selbstverständlich bunt, frei definier- und auswertbar!  Keine Raketentechnik, dafür einfach und hilfreich. Investieren Sie in TimeRocket, minimieren Sie Ihren Aufwand.
A propos Homeoffice
Hätte man in den 1980 Jahren im Homeoffice gearbeitet, wäre die damals übliche Bezeichnung «Telearbeitsplatz» oder «Teleheimarbeitsplatz» gewesen. Wie musste ich über dieses schöne Wort schmunzeln. Die Bezeichnung “Homeoffice” wurde in den 1990er Jahren erschaffen und setzte sich dann langsam gegen die eher traditionellen Bezeichnungen durch.[3]

 Wie wird sich das in Zukunft entwickeln? Gut möglich, dass sich künftige Generationen nicht mehr an örtlich festgelegten Bezeichnungen des Arbeitsplatzes orientieren. Ich bin gespannt.

 

 

[1] https://www.arbeitgeberbasel.ch/dienstleistungen/recht/coronavirus-covid19/homeoffice/

[2] https://www.srf.ch/news/schweiz/abzuege-fuer-homeoffice-steuerabzuege-im-corona-homeoffice-jahr-was-gilt-wo

[3] https://de.wiktionary.org/wiki/Home_Office