Projektzeiterfassung mit TimeRocket, was gibt es Neues? Welche Funktionen und Features erleichtern die Arbeit mit der Projektzeiterfassung, der Zeiterfassung oder bei der Personaleinsatzplanung? Wir geben Ihnen einen Überblick über generelle Verbesserungen und zeigen anhand von Beispielen deren möglichen Einsatzzweck. Bleiben Sie gespannt…
TimeRocket: Zeiterfassung - Einsatzplanung - Projektzeit - Spesen
Die Neuigkeiten von TimeRocket werden in drei Blogbeiträgen detailliert betrachtet:
- Blog News TimeRocket Zeiterfassung
- Blog News TimeRocket Einsatzplanung
- Blog News TimeRocket Projektzeit und Spesen
Aktivitäten Abfrage
Die Aktivitäten-Abfrage kann neu nach Aktivität oder nach Mitarbeitender / Aktivität gruppiert werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Funktion für die Gruppierung.
Projektbuchungen können fixiert werden. In der Aktivitäten-Abfrage steht ein Filter zur Verfügung:
- Alle
- Nicht fixierte
- Fixierte
Die Ansicht wird dann gemäss der gewählten Filtereinstellung dargestellt.
Die Auswertung der Aktivitäten kann gefiltert angezeigt werden, sodass z. B. nur noch fixierte Erfassungen angezeigt werden.
Projekt Budget
In der Budgetansicht der Projekte steht nun eine Zeitachse mit einer Datumsauswahl zur Verfügung. Das Budget wird dann für den gewählten Zeitraum angezeigt.
Budgetvorgaben können einmalig oder wiederkehrend gesetzt werden. Am Ereignisdatum erfolgt die Budgetgutschrift mit der gewählten Menge:
- Additiv: Das bestehende Budget wird um diesen Wert ergänzt
- Absolut: Das bestehende Budget wird neu gesetzt
Projekt Budgetüberwachung
Konfigurieren Sie auf dem Dashboard das Widget Systemzustand so, dass Budgetabweichungen einzelner Projekte angezeigt werden. Entscheiden Sie, ab welchem Wert Budgetabweichungen angezeigt werden sollen. So erkennen Sie z. B. proaktiv, dass bereits 80% des Budgets verbraucht sind. Ein zweiter Schwellenwerte wäre dann z. B. bei 90% denkbar.
Projektbuchungen fixieren
Auf dem Dashboard im Widget “Aktivität erfassen” werden fixierte Projektbuchungen mit einem Schloss-Symbol dargestellt. Fixierte Projektbuchungen können nicht mehr editiert oder gelöscht werden.
Fixierte Projektbuchungen können in der Aktivitäten-Abfrage aufgehoben werden. Mit einem Klick auf das Schloss-Symbol kann im Dialogfenster die Fixierung aufgelöst werden.
Betriebsmittel und Arbeitsgeräte
Erfassen Sie neben Mitarbeiterstunden und Spesen auch die Einsatzzeiten eingesetzter Betriebsmittel wie z. B. einen Bagger, Dumper oder Motorsägen. Einmal im Betriebsmittelstamm erfasst, stehen diese den Mitarbeitenden beim Buchen ihrer Projektstunden zur Verfügung.
Kontrolle Projektbuchungen zu Anwesenheitszeiten
Erkennen Sie Über- oder Unterbuchungen pro Mitarbeitenden und Tag. Dazu konfigurieren Sie die Grenzwerte der Regel «Aktivitäten zu Anwesenheit» entsprechend:
- Höchstens: Die Meldung erfolgt, wenn z. B. mehr als 100% der Arbeitszeit des Mitarbeitenden auf Projekte gebucht wurde.
- Mindestens: Die Meldung erfolgt, wenn nicht mindestens z. B. 80% der Arbeitszeit des Mitarbeitenden auf Projekte gebucht wurde.
Die Meldung erscheint:
- in der Abrechnung am entsprechenden Tag
- im Widget Systemzustand
- in der Übersicht
- über eine Benachrichtigung
Für die Benachrichtigung muss der entsprechende Workflow konfiguriert werden. Mehr zu den Möglichkeiten des Workflows lesen Sie im Blogbeitrag «Best Practices – Konfigurieren vs Programmieren».
Auswertung Projektzeit
Die erfassten Stunden der Projektzeit oder einzelner Tätigkeiten lassen sich auswerten. Ebenso drucken Sie projektbezogene Spesen wie auch den erfassten Betriebsmitteleinsatz auf die Liste. Die Ausgabe erfolgt gruppiert nach Mitarbeitenden, Projekt oder Datum. Ebenfalls wählbar ist der Detaillierungsgrad der Liste:
- Detail
- Zwischentotal
- Gesamttotal
Aktivierung der Liste: Auswertungen / Hinzufügen / Vorlage Projektauswertung
Spesenauswertung
Die erfassten Spesen werten Sie über die Spesenauswertung aus. Die Gruppierung erfolgt wahlweise nach:
- Mitarbeitender
- Spesenart
- Datum
Wählen Sie die gewünschte Detaillierung:
- Detail
- Zwischentotal
- Gesamttotal
Aktivierung der Liste: Auswertungen / Hinzufügen / Vorlage Spesenauswertung
Betriebsmittelauswertung
Auswertbar sind nun auch die erfassten Stunden der Betriebsmittel. Die Gruppierung der Betriebsmittelstunden erfolgt nach:
- Mitarbeitender
- Betriebsmittel
- Datum
Ebenfalls wählbar ist der Detaillierungsgrad der Liste:
- Detail
- Zwischentotal
- Gesamttotal
Aktivierung der Liste: Auswertungen / Hinzufügen / Vorlage Betriebsmittelauswertung
Auswertung Projekt-/Anwesenheitszeit
Die Differenz zwischen den gebuchten Anwesenheitszeiten und den rapportierten Projektstunden geben Sie mit der Liste “Projekt-/Anwesenheitszeit” aus. Dank dieser Liste werden Über- wie auch Unterschreitungen zwischen der Anwesenheitszeiten und der erfassten Projektzeiten sichtbar.
Setzen Sie den Filter für die minimale Abweichung so, dass nur die gewünschten Abweichungen erscheinen.
Aktivierung der Liste: Auswertungen / Hinzufügen / Vorlage Projekt-/Anwesenheitszeit
Spesenauswertung
Die erfassten Spesen können über die Spesenauswertung sichtbar gemacht werden. Die Gruppierung erfolgt nach:
- Mitarbeiter
- Spesenart
- Datum
Ebenfalls wählbar ist der Detaillierungsgrad der Liste:
- Detail
- Zwischentotal
- Gesamttotal
Aktivierung der Liste: Auswertungen / Hinzufügen / Vorlage Spesenauswertung
Abgerechnete Spesen markieren
Spesen können als abgerechnet markiert werden. Abgerechnete Spesen werden unter «Meine Spesen» nicht mehr angezeigt. Neu können Sie diese auch wieder anzeigen lassen.
Weitere spannende Informationen rund um die Projektzeit erhalten Sie in unserem Blogbeitrag "Best Practices - So geht Projektzeiterfassung".