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Moderne Leistungserfassung: Drei Schlüsselkompetenzen dank Zeiterfassung

Von Andreas Mathys

Ihr Personal erfasst die Arbeitszeit bereits elektronisch, standortunabhängig und effizient. Gut, dann verfügen Sie bereits über viele Kennzahlen wie Anwesenheitsstunden, Saldi, Absenzstatistiken und geplante Abwesenheiten aus dem Kalender. 

Aber wie ist Ihre Informationslage betreffend der Kosten- und Leistungsrechnung? Ein modernes Zeiterfassungssystem liefert dem Controlling grundsätzliche Antworten zur Frage «Wo sind Kosten für Arbeitszeiten angefallen».  

Wo sind Kosten für Arbeitszeiten angefallen?

Um diese Frage zu beantworten, ist oft nur ein kleiner Mehraufwand bei der Erfassung notwendig. Der Schlüssel liegt auf der Zuordnung der Arbeitszeit auf Kostenstellen, Aufträge oder Projekte. Als positiver Nebeneffekt wissen Sie jederzeit, wer, wann welche Stunden verursacht hat. 

«Erfassen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeit bereits auf Kostenstellen, Aufträgen oder Projekte?»

Zeiterfassung: Leistungserfassung in der Praxis

Folgende drei Kompetenzen einer Zeiterfassung garantieren einen effizienten Prozess in der Arbeitszeitermittlung und Zuordnung:

  1. Eine einfache und korrekte Erfassung der Arbeits- und Absenzzeit durch die Mitarbeitenden
  2. Eine einfache, effiziente und flexible Zuordnung der Arbeitszeit auf Kostenstellen, Aufträge, Projekte oder Tätigkeiten 
  3. Kennzahlen zu Stunden und Kosten zu den rapportierten Arbeitszeiten auf Kostenstellen, Aufträgen, Projekte oder Tätigkeiten

Die drei Kompetenzen am Beispiel von TimeRocket

1. Kompetenz – Einfache und korrekte Erfassung

Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt wahlweise über ein Zeiterfassungsterminal, ein Tablet, am Computer oder per Smartphone. Hier liegt der Fokus in der Verwaltung der Kommen/Gehen-Zeitmeldungen, Pausen- und Zulagenberechnungen. Ebenso werden Abwesenheiten über einen Workflow beantragt und entsprechend verwaltet. Die Abrechnung der erfassten Zeitmeldungen erfolgt gesetzeskonform, individuelle Regeln stellen sicher, dass Ihr betriebliches Zeitreglement eingehalten wird. 

Die abgerechneten Präsenzzeiten dienen als Basis für die Zuordnung der Stunden auf Kostenstellen, Aufträge, Projekte oder Tätigkeiten. 

2. Kompetenz – Effiziente und flexible Stundenzuordnung

Gerade bei der Stundenzuordnung ist es von Vorteil, wenn die Zuteilung der Stunden mobil und wenn möglich zeitnah erfasst werden kann. Idealerweise wartet man nicht bis am Abend, um die Stunden zu rapportierten. Der Detaillierungsgrad der Leistungserfassung erfolgt von einstufiger Kostenstellenerfassung, über eine mehrstufige Erfassung auf Projekte, Aufträge oder Tätigkeiten, je nach Ihrem Bedürfnis. 

«Kostenstellenerfassung oder mehrstufige Projektzeit? Sie entscheiden, wie detailliert die Stunden erfasst werden.»

Stundenzuordnung mit der Kostenstellenerfassung

Bei der Kostenstellenerfassung wird der Person eine Stammkostenstelle zugewiesen. Möglich ist in der Regel auch ein prozentuales Splitting der Arbeitszeit auf mehrere Kostenstellen. Mit der ersten Zeitmeldung wird die Arbeitszeit auf die entsprechende(n) Kostenstelle(n) abgerechnet. Eine Pause oder eine Gehen-Buchung unterbricht die abgerechnete Zeit der Kostenstelle. 

Ihr Betrieb fordert einen Kostenstellenwechsel der Personen unter tags? 

Kein Problem, die Person erfasst den Kostenstellenwechsel selbständig am Smartphone, am Tablet, am PC oder an einem Zeiterfassungsterminal. Zudem lassen sich Kostenstellenabrechnungen einfach auf andere Kostenstellen umbuchen.

Was gilt bei Absenzen? 

Auch hier haben Sie die volle Kontrolle. Sie entscheiden pro Absenzart, ob die Absenzzeit auf die Stammkostenstelle der Person, auf eine fixe Kostenstelle oder auf keine Kostenstelle gebucht wird. 

Kann die Kostenstellenabrechnung auch mit unterschiedlichen Kostensätzen umgehen?

Ja, auch hier konfigurieren Sie flexibel pro Person vier unterschiedliche Kostensätze oder Sie hinterlegen auf der Kostenstelle einen generellen Stundensatz. Bei Absenzen entscheiden Sie dann wieder pro Absenzart, welcher Kostensatz gilt. 

Stundenzuordnung mit der Projekt- bzw. Auftragserfassung

Alternativ zur einstufigen Kostenstellenabrechnung bietet TimeRocket+ eine mehrstufige Auftrag- und Projektzeiterfassung. Importieren Sie über eine API-Schnittstelle Ihre Projekte oder Auftragsstruktur in TimeRocket. 

Je nach Berechtigung erfassen die Mitarbeitenden ihre Stunden auf die entsprechenden Projekte. Hier unterscheiden wir zwei Erfassungs-, bzw. Abrechnungsarten:

  • Rapportierung von Stunden auf ein Projekt
  • Standardzeiterfassung / Betriebsdatenerfassung

Rapportierung von Stunden auf ein Projekt

In diesem Fall rapportieren Ihre Mitarbeitenden Summen auf ein Projekt oder eine Tätigkeit (z.B. Datum, Projekt, Tätigkeit und Zeit 2h). 

Keine vergessenen Projektbuchungen mehr – TimeRocket informiert bei Bedarf eine Abweichung der Präsenzzeit zur verbuchten Projektzeit mit einer Pendenz an die entsprechende Person. 

Standardzeiterfassung / Betriebsdatenerfassung

Bei dieser Erfassungsart starten die Mitarbeitenden analog der Kostenstellenabrechnung mit der ersten Zeitmeldung auf dem letzten Projekt / Auftrag des Vortags. Die Stunden auf dem Auftrag laufen so lange weiter, bis diese durch Pausen oder weitere Zeitmeldungen unterbrochen werden.

Ist es möglich, einzelnen Projekten / Aufträgen ein Budget zu hinterlegen?

Budgets sind in der Projektzeiterfassung grundsätzlich auf jeder Ebene der Projektstruktur möglich. Ein Budget setzen Sie einmalig (absolut) oder additiv. Budgetabweichungen sind übersichtlich und schnell erkennbar.

3. Kompetenz – Transparente und aktuelle Kennzahlen und Auswertungen

TimeRocket informiert mittels Widgets und Auswertungen zum aktuellen Stand der Zeiterfassung. So lassen sich Budget-Abweichungen auf dem Dashboard im Widget "Systemzustand" tracken oder Sie erstellen eine Auswertung zu den verbuchten Projektstunden. Die Differenz der rapportieren Projektstunden zur Anwesenheit lässt sich ebenfalls in einer Auswertung ausgeben. Selbstverständlich stehen Projektabrechnungen einem Drittsystem als API-Abfrage zur Verfügung. 

Die Kostenstellenabrechnung gibt Auskunft über die Stunden pro Kostenstelle, wahlweise als Total oder detailliert pro Person. Falls mit Kostensätzen gearbeitet wird, so sind die Totalkosten ebenfalls ersichtlich. Die Kostenstellenabrechnung lässt sich zudem auf der Stempelkarte der Mitarbeitenden ausgeben.

Kleine Investition in die Erfassung mit grossem Nutzen

Mit TimeRocket(+) erfolgt die Zuordnung der Arbeitszeit auf Kostenstellen, Projekte, Aufträge oder Tätigkeiten effizient und mühelos. 

Ihre Kalkulation, Kosten- und Leistungsabrechnung profitieren von der minutengenauen Erfassung der Arbeitszeit. Dank TimeRocket wissen Sie jederzeit, wo Kosten für Arbeitszeit entstanden sind. 

Erfahren Sie weitere Best Practices der Leistungs- und Zeiterfassung: