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Im Fokus - der Kalender mit Outlook 365 Events

Von Andreas Mathys

Outlook 365 Kalender anzeigen

Eine Woche, ein Team und jeden Montag dieselbe Frage, was läuft? Kann ich heute Nachmittag kurzfristig ein Meeting ansetzen? Ein Klick, ein Blick und es ist klar, aus dem kurzfristigen Meeting wird nichts. Nicht heute. Dafür morgen, 10:00 Uhr, perfekt. Keine weiteren Abwesenheiten im Team. Auch keine anderen Besprechungen, Projekte oder sonstige Outlook-Ereignisse.

Outlook Ereignisse? Genau dieses Feature steht mir dank TimeRocket+ zur Verfügung. Und nicht nur mir, auch ihnen, wenn sie wollen. Ein Klick auf das entsprechende Symbol und ich sehe die geplanten Outlook Events aus Office 365 in TimeRocket. Im Kalender ebenso wie im Team-Widget. Praktisch und aufgeräumt.

Die neue Wochenansicht im Team-Kalender erlaubt es mir und meinem Team, neben den Events aus dem Outlook –Kalender, auch Abwesenheiten auf Stundenbasis anzuzeigen und diese auch einzutragen. Der stündige Besuch bei der Dentalhygiene steht nun nicht mehr verloren auf einem Datum, denn das Ereignis lässt sich terminieren. Minutengenau. Und das hilft. Ein neues Ereignis trage ich über den “+”-Button ein oder klicke und ziehe mit der Maus einfach das gewünschte Zeitfenster im Kalender.

Übersichtlich und aufgeräumt sind Abwesenheiten und Termine für eine ganze Woche ersichtlich. Auch auf dem Smartphone.

Und benötige ich die Informationen nicht so detailliert, so wechsle ich einfach auf die bekannte Monatsansicht. Diese gibt mir einen groben Überblick über die Situation und hilft mir bei der Ferienkoordination im Team.

Ob Wochen- oder Monatsansicht, mit oder ohne Outlook-365 Termine, der TimeRocket-Kalender bietet für jeden Geschäftsfall die beste Ansicht und die Bedienung bleibt gewohnt einfach.

Wir haben den Schritt gewagt, wagen Sie ihn auch?

Halbtägige Absenzen

Wenn bei geplanten Abwesenheiten im Kalender relevant wird, ob der Mitarbeitende am Vor- oder am Nachmittag nicht da ist, kann dies mit der Abrechnungsart Halbtag dargestellt werden. 

Und das geht ganz einfach. Der Mitarbeitende wählt beim Kalenderereignis hinzufügen die Abrechnungsart Halbtag und definiert gleichzeitig, ob er am Vor- oder Nachmittag nicht da ist. 

Das Icon auf dem Kalendereintrag informiert dann seine TEAM Mitlieder mit der gefüllten Fläche links, er ist am Vormittag nicht da oder die gefüllte Fläche ist rechts, er ist am Nachmittag nicht da. 

 

Wiederkehrende Ereignisse

Im TimeRocket Kalender können Sie wiederkehrende Ereignisse wie z.B. die Berufsschule oder eine Aus- und Weiterbildung eintragen.

Das Vorgehen ist identisch, wie wenn Sie einzelne Tage eintragen wollen. Anstelle von einmalig wählen Sie dann aus der Auswahl die gewünschte Art aus.

Wenn unsere Vorauswahl aus den 6 Möglichkeiten ihr Bedürfnis nicht erfüllt, können Sie über Benutzerdefiniert einen eigenen Intervall festlegen. Sie können ein Ereignis alle n Tage, Wochen, Monate oder Jahre wiederkehren lassen. 

Zeitarten anonymisieren

Die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden soll geschützt werden – das Anonymisieren der Zeitarten hilft Ihnen dabei. Abwesenheiten wie Arztbesuche oder Krankheit werden für die Teammitglieder im TimeRocket Kalender als «Abwesend» dargestellt, für die Vorgesetzten ist der Abwesenheitsgrund weiterhin ersichtlich.