Wir zeigen Ihnen 5 Top-Möglichkeiten, wie Sie mit minimalem Aufwand die Informationen und Kennzahlen Ihrer Zeiterfassung erhalten. Dank neuen Technologien und der richtigen Lösung bereiten Sie diese Daten zeit- und standortunabhängig auf. Welche Arten von Information kennt ein Zeiterfassungssystem und wie bleibe ich und meine Mitarbeitenden informiert?
Informationen und Kennzahlen
Haben Sie sich auch schon folgende Fragen gestellt:
- Wie halte ich mich über die Zeiterfassungsdaten à jour?
- Wie halte ich meine Mitarbeitenden informiert?
- Informationen einholen oder bringen lassen?
- Wie bleibt mein Tagesgeschäft in Form?
- Wie halte ich mein Zeiterfassungssystem in Form?
“Wir entwickeln Softwarelösungen im Bereich der Zeiterfassung”, so lautet meine Antwort auf die Frage, was wir denn bei der Calitime AG so machen. Spannend, die Reaktion, bis das Gegenüber merkt, dass sich die Zeiterfassung nicht um die Zeitmessung im Spitzensport handelt. Zeitmessung im Motorsport, Skirennen oder Leichtathletik. Das wäre schon was.
Welche Parallelen hat die Zeitmessung im Spitzensport mit der Arbeitszeiterfassung?
Die Zeitmessung im Spitzensport hat mit der Arbeitszeiterfassung jedoch mehr gemein, als man auf Anhieb denkt. Da wäre mal das gemeinsame Ziel, durch die Erfassung und Auswertung von Start- und End- (Ziel) Zeitpunkten, Zeiten zu erheben und diese aufzubereiten. Die einen in Form von Ranglisten, die anderen in Form von Kennzahlen. Und nicht minder wichtig: beide Systeme müssen genau sein! Sei es nun im Spitzensport oder bei der Arbeitszeit – denn Zeit ist bekanntlich auch Geld.
Wie viel Zeit verbringen Sie mit Suchen von Informationen?
Es gilt, die Arbeitszeit so effizient wie möglich zu gestalten. Haben Sie sich nicht auch schon gefragt, wie viel Zeit Sie für das Suchen von Informationen verwenden? Nicht nur mühsam und ärgerlich, sondern in den meisten Fällen auch sehr zeitraubend. Mein Anspruch an moderne Informationssysteme – die richtige Information, zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Stellen Sie sich vor, aufgrund von fehlerhaften oder verspäteten Informationen würde am Schwingfest der Sieger vom Lauberhorn gefeiert! Wo würde die Wendy Holdener den Siegermuni unterbringen? Oder das Bild, wie sich der Joel Wicki ins Maillot Jaune zwängt? Lassen wir’s gut sein.
Die Lösung für Ihren Informationsbedarf
Es gilt, bereits bei der Evaluation eines Zeiterfassungssystems den Fokus so zu legen, dass Ihr Informationsbedürfnis mit der neuen Lösung optimal abgedeckt ist.
Welche Aspekte bei der Evaluation zu beachten sind, lesen Sie in den Beiträgen «Evaluation Zeiterfassungssystem» und «Anforderungen Zeiterfassungssystem».
Information stärkt das Vertrauen
Mögliche Anforderungen bei der Evaluation liegen bewusst im Bereich der Information der Mitarbeitenden über Ihre Kennzahlen des Zeiterfassungssystems. Information schafft Vertrauen. Dabei soll sich der Mitarbeitende die Information bei Bedarf holen können. Einfach und transparent und wenn möglich in Echtzeit. Aus Sicht des Mitarbeitenden liegt der Fokus auf folgenden Fragestellungen:
- Wie lange habe ich heute bereits gearbeitet?
- Wie lange soll ich heute noch arbeiten?
- In welchem Zeitraum kann ich meine Ferien planen?
- Wurden meine Ferienanträge bewilligt?
- Kann ich kompensieren, habe ich genügend Überstunden zur Kompensation?
- Werden meine Zeitmeldungen korrekt erfasst?
- Habe ich vergessene Zeitmeldungen?
- Wer vom Team ist anwesend?
- Wann muss ich gemäss Einsatzplan arbeiten?
- Habe ich meine Arbeitszeit auf die richtigen Projekte verbucht?
- Etc.
Aus Sicht des Vorgesetzten gehen die Bedürfnisse Richtung Mitarbeiterführung und Systempflege:
- Gibt es Abwesenheitsanträge zum Visieren?
- Gibt es Zeitabrechnungen zum Visieren?
- Wie sind die aktuellen Überstunden-, Überzeitensaldi der Mitarbeitenden?
- Werden alle Ferientage bis Ende Jahr bezogen sein?
- Werden zwei Wochen Ferien am Stück eingehalten?
- Werden die Pausen eingehalten?
- Gibt es Regelverletzungen (Blockzeiten, Gleitzeiten)?
- Wie ist der Projektfortschritt / Budgetvergleich?
- Habe ich für alle Funktionen genügend Personen eingeplant?
Neue Technologien, neue Möglichkeiten: Unsere Top 5 Informationskanäle
Moderne Zeiterfassungslösungen wie TimeRocket nutzen Sie als Software as a Service (SaaS) mittels Browser des Smartphones, Tablets oder am Desktoprechner. Die Information steht jederzeit zur Verfügung. Als Mitarbeitender sehe ich nur meine relevanten Daten, als Vorgesetzter die des Teams, etc.. Je nach Rolle und Berechtigung des Users stehen mehr oder weniger Widgets und Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wir haben uns in TimeRocket für folgende 5 Informationsquellen entschieden. Je nach Berechtigung und Rolle wird mehr oder weniger ausgegeben:
1. Das Dashboard
Wenn ich TimeRocket öffne, finde ich mich auf dem Dashboard wieder. Unser Dashboard stellt die wichtigsten Informationen in Widgets zur Verfügung. Somit sehe ich direkt beim Programmstart:
- Meine heutigen Zeitmeldungen
- Den Teamstatus, wer ist anwesend?
- Meine heutige Anwesenheitszeit und die Differenz zur Tages-Sollzeit
- Meine Kontostände von Überstunden und Überzeiten
- Informationen zu meinen Ferien (bezogen, geplant, verfügbar)
- Meine Visierungen der Zeitabrechnungen
- Den Systemzustand
- Liegengebliebene Visierungen
- Regelverletzungen
2. Notification
Im Browserfenster werde ich direkt beim Programmstart mithilfe von Notifications auf Pendenzen oder neue Benachrichtigungen aufmerksam gemacht. Ein Klick auf das Icon und ich kann die Pendenzen, z. B. Ferienanträge von Mitarbeitenden, direkt bearbeiten.
3. Browser Notifications
Ihr Webbrowser informiert Sie mit Webseiten-Benachrichtigungen (Browser Notifications) über neue Pendenzen in TimeRocket. Dies funktioniert sowohl beim Chrome- als auch beim Edgebrowser.
Bsp. Edge Browser
Die Website-Benachrichtigungen erscheinen in der unteren rechten Ecke des Bildschirms und werden auch im Info-Center angezeigt. Wenn Benachrichtigungen für eine Webseite aktiviert sind, werden sie auch dann angezeigt, wenn Microsoft Edge geschlossen ist. Ein Klick auf die Benachrichtigung genügt, und ich werde direkt zur Pendenz in TimeRocket geleitet.
Die Web Push Notifications aktivieren Sie im persönlichen TimeRocket Benutzerprofil.
Lesen Sie in unserem Blogbeitrag «Im Fokus – Zeiterfassung Ampelsystem und Information» weitere Möglichkeiten zu den Browser Notifications.
4. E-Mail Benachrichtigungen
Falls ich nicht täglich mit TimeRocket arbeite, bleibe ich dank E-Mail Benachrichtigungen über ungeöffnete Pendenzen oder ungelesene Benachrichtigungen informiert, ohne das Zeiterfassungsprogramm täglich öffnen zu müssen. TimeRocket sendet mir am Folgetag eine Nachricht, aus der ich direkt einen Link zu meinen Aufgaben öffne.
5. Auswertungen
Die klassische Art der Informationsbeschaffung. Ob eine Geburtstagsliste oder Informationen zum Kontostand, die TimeRocket-Auswertungen liefern mir die gewünschten Kennzahlen detailliert oder im Gesamttotal.
Wie Sie Ihr Firmenlogo auf die TimeRocket Auswertungen bringen, lesen Sie im Beitrag «Im Fokus – Zeiterfassung und Corporate Design».
Fazit
Somit lassen wir den Sieger Muni dem Wicki und das Maillot Jaune dem Jonas Vingegaard und erfreuen uns ob den Möglichkeiten moderner Informationssysteme. Die Top 5 Informationskanäle von TimeRocket garantieren Ihnen, dass Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort erhalten.
Quelle
Verwalten Sie Website-Benachrichtigungen in Microsoft Edge - Microsoft-Support