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Im Fokus - Zeiterfassung Automatisierungen

Von Andreas Mathys

Die herbstliche Regel – Wöchentlicher Überstundenverfall

Die Tage werden kürzer, die Nächte kälter. Morgendlicher Nebel und der merklich tiefere Sonnenstand lassen keinen Zweifel. Herbst nennen wir sie, die Jahreszeit. Und sie steht vor der Tür. Ob der Sommer nun seinen Job gemacht hat oder nicht, er kommt trotzdem, der Herbst. Ich gestehe es ungern ein, meine Motivation zur täglichen Jogging Runde um den Block hängt stark von den äusseren Bedingungen ab. Aber ehrlich, über verfärbte Blätter zu laufen hat schon was für sich. Oder?

Joggen ist auch eine wunderbare Sportart, bei der man seinen Gedanken nachhängen kann. Die fallenden Blätter erinnerten mich kürzlich an unsere TimeRocket Regel „Wöchentlicher Überstundenverfall“. Anstelle von Blättern fallen hier die Überstunden der Woche der Regel zum Opfer. Jedoch nicht so spontan wie das die herbstlichen Blätter tun. Kontrolliert, gewollt und ohne Gnade. Bis zur letzten Minute oder nur bis zur Höchstarbeitszeit, je nach Konfiguration und zwar auch dann noch, wenn das Dröhnen eines sichtbar stolzen Besitzers eines Laubbläsers mich aus meinen Gedanken reist.

Auch das ist Herbst.

Und täglich grüsst die Zeitgutschrift - Regel Tägliche Gutschrift

Es kann durchaus gewünscht und hilfreich sein, wenn sich etwas wiederholt. Und das täglich. Oder jeden Montag? Montags bis freitags oder doch lieber nur jeden letzten Tag im Monat?

Ich persönlich freue mich auf den sich wiederholenden Zahltag, auf Dessert nach dem Essen… das sich wiederholende Klingeln des Weckers lassen wir nun mal beiseite.

Egal wie Sie sich entscheiden, mit der neuen Regel „Tägliche Gutschrift“ buchen Sie für gewählte Mitarbeitende, Standorte oder Organisationseinheiten fixe Zeitgutschriften.

Konkret schreiben Sie so z.B. für den täglichen Postgang, Umkleidezeiten oder das Aufstarten des PC’s den Mitarbeitenden Zeit gut. Voll automatisiert und falls gewünscht, auch pensenbereinigt.

Oder doch lieber einen Abzug? Selbstverständlich funktioniert die Regel auch in die andere Richtung. Anstelle von Gutschriften können über diese Regel auch Stunden abgezogen werden. Je nach Konfiguration der verwendeten Zeitart bucht dieselbe Regel eine Gutschrift oder eben eine Kürzung.

Die neue Funktion „Tägliche Gutschrift“ finden Sie in TimeRocket unter Einstellungen / Regeln.

Mehrere Pendenzen auf einen Streich erledigen

Es müssen ja nicht gerade 7 auf einen Streich sein. Trotzdem können Sie mit TimeRocket Pendenzen gleicher Art in einem Schritt bearbeiten.

Dazu werden die einzelnen Pendenzen markiert und gesamthaft beantwortet.

Dank dieser TimeRocket Funktion können Sie die Pendenzen noch effizienter bearbeiten.

Stundenlohn auszahlen – Kontostand begrenzen

Die TimeRocket Regel „Kontostandbegrenzung“ kann für verschiedene Geschäftsfälle eingesetzt werden. Dazu gehören beispielsweise monatliche Stundenlohnauszahlungen, monatliche oder jährliche Überstundenbegrenzungen.

Die Regel kann beim Feld „Wiederholungen“ so konfiguriert werden, dass diese einmal pro Monat oder einmal pro Jahr ausgeführt wird.

Folgende Einstellungen beeinflussen die Regel:

Konto: Welches Konto soll begrenzt werden? Häufig wird hier das Konto für die Überstunden verwendet.

Grenzwert: Auf welchen Wert soll das Konto begrenzt werden? Auf Null, z.B. bei der Nullstellung der Mitarbeitenden im Stundenlohn auf Grund der Lohnzahlung? Oder begrenzen Sie die Überstunden per Ende Monat auf einen fixen Wert, z.B. 30 Stunden, da dies in ihrem Zeitreglement so definiert ist?

Zeitart für Gegenbuchung: Welche Zeitart soll für die Buchung eingesetzt werden? Die Zeitart bestimmt mit ihrer Anrechnung, wie die Stunden verrechnet werden (auszahlen, verfallen, umbuchen, etc.).

Beschreibung: Tragen Sie bei Bedarf eine spezifische Bezeichnung ein. Die Bezeichnung wird in der „Regelübersicht“ angezeigt. Wenn die Bezeichnung leer gelassen wird, steht in der „Regelübersicht“ die Standardbezeichnung «Kontostandbegrenzung».

Regel hinzufügen: Fügen Sie die Regel hinzu.

Sobald die Regel aktiviert ist, werden die Stunden gemäss Grenzwert ermittelt und auf die definierte Zeitart gebucht. Dank der Regel können Sie z.B. die Stunden der Mitarbeitenden im Stundenlohn einfach und automatisiert auf Null stellen und die Lohnzahlung im entsprechenden Programm auslösen.

Zeitarteintrag für mehrere Mitarbeitende

Sie haben eine Personalinformation und möchten, dass allen Mitarbeitenden eine pauschale Zeit von z.B. 1h gutgeschrieben wird, dann können Sie dies über die Funktion „Zeitarteintrag für mehrere Mitarbeitende“ in TimeRocket auslösen.

Die Gutschrift erfolgt je nach gewähltem Filter für den gesamten Betrieb, für einzelne Organisationseinheiten, Rollen oder Mitarbeitende.