Wie vereinfacht ein Zeiterfassungssystem wie TimeRocket die Zeitabrechnung Ihrer Mitarbeitenden? Welche Regelungen gelten bei vereinfachter Zeiterfassung oder bei Teilzeitarbeit? Heute nehmen wir mögliche Anstellungs- und somit auch Arbeitszeitmodelle in den Fokus und zeigen auf, wie Sie TimeRocket bei Änderungen der Anstellungsmodelle unterstützt.
Zeiterfassung Vertragsverhältnisse
In der Praxis treffen wir auf die unterschiedlichsten Vertragsverhältnisse. Zu den gängigsten zählen:
- Normalarbeitszeit
- Schichtarbeit
- Monatslohn (Vollzeit oder Teilzeitpensum)
- Monatslohn vereinfachte Zeiterfassung
- Monatslohn ohne Zeiterfassung
- Monatslohn mit Zeiterfassung
- Stundenlohn / Temporäre Mitarbeitende
Sowohl bei Normalarbeitszeit wie auch bei Schichtarbeitszeit kann man im Monats- wie auch im Stundenlohn arbeiten. Zudem wechseln die Mitarbeitenden z. B. ihr Pensum oder vom Stunden- in den Monatslohn, etc.
Im Monatslohn – Vollzeit oder Teilzeit?
Zeiterfassung im Monatslohn
Bei Mitarbeitenden im Monatslohn wird üblicherweise zwischen Voll- und Teilzeitpensum unterschieden. Mit TimeRocket verwalten Sie beide Modelle ohne grossen Aufwand individuell pro Mitarbeitenden.
Monatslohn Vollzeitpensum
Der Arbeitsvertrag definiert die wöchentliche Sollzeit des Mitarbeitenden, z. B. 40h. Diese Sollzeit wird auf die Arbeitstage Montag bis Freitag verteilt. Somit ergibt sich eine tägliche Sollzeit von 8:00 Stunden.
In TimeRocket hinterlegen Sie für diese Mitarbeitenden einfach den Vertrag «Monatslohn mit Zeiterfassung». An den einzelnen Tagen tragen Sie noch die Sollzeit von 8:00h sowie das Pensum von 100% ein.
Diese Sollzeit gilt dann automatisch für die Berechnung der Überstunden und als Referenzwert für Abwesenheiten wie Krankheit oder Unfall. In unserem Beispiel ist ein Tag also immer 8:00 h gross.
«Arbeiten Sie mit Vorholzeit, kann diese einfach abgebildet werden. Erfahren Sie alles zur Vorholzeit im Blogpost «Best Practice – Vorholzeit – Arbeitszeit Vorsorge für Brückentage»
Pensenwechsel mit automatischer Ferienkorrektur
Wechselt ein Mitarbeitender sein Pensum, so berechnet und verbucht TimeRocket die Ferienkorrektur automatisch!
In TimeRocket terminieren Sie den Pensenwechsel bereits vorgängig im Mitarbeiterverzeichnis. Dazu passen Sie nur den Vertrag entsprechend an und TimeRocket rechnet ab Stichdatum mit den neuen Sollzeiten. Zudem wird automatisch der Ferienanspruch bereinigt. Die entsprechenden Feriengutschriften oder Kürzungen werden ohne Ihr Zutun verbucht. Ebenso funktioniert z. B. ein Wechsel von Monatslohn auf Stundenlohn. Einfacher geht es unseres Erachtens nicht.
«Erfahren Sie in unserem Beitrag «Best Practices – Ferienberechnung mit TimeRocket», wie TimeRocket rund um die Ferienberechnung bei Pensenwechsel und Ein- oder Austritt eines Mitarbeitenden funktioniert.»
Teilzeitpensum – Sollzeit effektiv oder durchschnittlich hinterlegen?
Etwas spannender wird es bei den Teilzeitpensen. Auch hier wird die Sollzeit pro Woche im Arbeitsvertrag geregelt, z. B. 20h bei einem Pensum von 50%. An welchen Tagen die Sollzeit geleistet wird, ist eher selten im Arbeitsvertrag geregelt. Üblich ist die Abrechnung nach zwei Arten:
- Durchschnittlich: Die Sollzeit wird durchschnittlich auf Mo-Fr verteilt
- Effektiv: Die Sollzeit wird auf die effektiven Arbeitstage gelegt.
Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. TimeRocket erlaubt es, dass Sie beide Modelle individuell nutzen können. Sie müssen sich nicht für eines entscheiden. Schauen wir uns die beiden Modelle etwas genauer an.
Durchschnittliche Sollzeit von Montag bis Freitag
Dieses Modell eignet sich für Mitarbeitende, die sehr flexibel und daher unregelmässig arbeiten. Sobald eine Tendenz zu regelmässigen Arbeitstagen erkennbar ist, so empfehlen wir Ihnen, auf das Modell der effektiven Arbeitstage zu wechseln.
Bsp. Teilzeitpensum flexible Anwesenheit, 50% Pensum
Bei Abwesenheiten wie Krankheit oder Feiertag wird die durchschnittliche Sollzeit verbucht, in diesem Beispiel immer 4h. Also unabhängig davon, an welchem Wochentag die Absenz anfällt. Die Istzeit (Arbeitszeit) dient in diesem Fall nicht als Referenzwert.
Vorteile:
- Man muss sich nicht auf fixe Tage festlegen
- Man profitiert in der Höhe des Pensums von sämtlichen Feiertagen
- (Bei Abwesenheiten wird die durchschnittliche Sollzeit verbucht.)
Nachteile:
- Sobald man z. B. an einem Tag immer fix 8h arbeitet, ist dieser Tag bei Abwesenheiten trotzdem nur 4h wert. In diesem Fall empfehlen wir, das Modell der Sollzeit auf die effektiven Arbeitstage zu wechseln.
- Der Überstunden-Saldo wird täglich gerechnet. Aufgrund der durchschnittlich hinterlegten Sollzeit ist der effektive Überstunden-Saldo erst Ende Woche ersichtlich.
Effektive Sollzeit von Montag bis Mittwoch
Bsp. Teilzeitpensum fixe Anwesenheit anhand der Sollzeit, 50% Pensum
Die Arbeitstage werden fix vorgegeben. Am Montag und Dienstag haben wir den ganzen Tag, am Mittwoch einen halben Tag definiert.
Bei Abwesenheiten gilt die entsprechende Sollzeit als Referenzwert (= Istzeit bzw. Arbeitszeit). Bei Krankheit am Montag werden in diesem Beispiel 8h als Krankheit gutgeschrieben, am Mittwoch deren 4h.
Vorteil:
- Bei Abwesenheit gilt die Tages-Sollzeit als Referenzwert für die Absenzzeit. Diese Tages-Sollzeit entspricht der Arbeitszeit des Mitarbeitenden. Der Tages-Überstundensaldo unterscheidet sich bei Arbeits- und Absenztag also nicht – im Gegensatz zur durchschnittlich hinterlegten Wochensollzeit mit Sollzeit als Referenzwert. Die Abrechnung dieses Modells ist darum einfacher zu lesen bzw. zu verstehen. .
- Der effektive Überstunden-Saldo ist täglich und nicht erst Ende Woche ersichtlich.
- Möglichkeit: Die Feiertage können in TimeRocket so konfiguriert werden, dass man generell jeden Feiertag gemäss Pensum erhält.
- In diesem Beispiel würde man dann bei einem Feiertag am Montag 4h gutgeschrieben erhalten, dafür für einen Feiertag am Donnerstag ebenfalls 4h, obwohl man dann nicht arbeiten würde
Wie ist das nun mit dem Ferienanspruch bei Teilzeitmitarbeitenden?
Bei beiden Modellen hat der Mitarbeitende in unserem Beispiel für eine Woche einen Anspruch von 20h Ferien.
Je nach Modell variiert jedoch die Anzahl der Ferientage.
- Wird das Pensum auf 5 Tage verteilt, erhält der Mitarbeitende ebenfalls 5 Tage Ferien für eine Woche. Die Sollzeit des Tages ist dann entsprechend tiefer.
- Bei effektiven Arbeitstagen wird der Ferienanspruch reduziert, in unserem Beispiel wären dies dann nur 2.5 Tage pro Woche, dafür mit der vollen Sollzeit.
TimeRocket berechnet den Ferienanspruch automatisch, auch bei einem Wechsel des Pensums!
Monatslohn mit unterschiedlichen Regelungen
Der Monatslohn kann unterschiedlich abgerechnet werden. Der Grossteil der Arbeitnehmenden arbeitet im Monatslohn mit Zeiterfassung.
Monatslohn mit Zeiterfassung
- TimeRocket erwartet eine Zeitmeldung des Mitarbeitenden.
- Die Erfassung erfolgt wahlweise an einem Zeiterfassungsterminal, einem Tablet oder einem Smartphone.
- Die Überstunden-Saldobildung erfolgt durch einen Soll-/ Istzeit Vergleich
Welche Erfassungsmöglichkeiten TimeRocket bietet, erfahren Sie in unserem Beitrag «Zeiterfassung mit Terminals, Tablets und Browser – Eine Übersicht».
Monatslohn Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung (Art. 46 ArG)
Das Arbeitsgesetz sieht vor, dass man für gewisse Gruppen von Arbeitnehmenden vollständig oder teilweise von der Dokumentation der Arbeitszeit absehen kann.
Für diese Gruppen kennt TimeRocket zwei mögliche Anstellungsmodelle:
- Absenzverwaltung ohne Zeiterfassung
- Absenzverwaltung mit Zeiterfassung
In diesen Modellen werden lediglich Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit, Geschäftsreisen, etc. in TimeRocket abgerechnet. Für diese Mitarbeitenden wird kein Überstunden-Saldo geführt. Zur Selbstkontrolle kann mit dem Modell «Absenzverwaltung mit Zeiterfassung» die Arbeitszeit trotzdem erfasst werden.
Monatslohn, vereinfachte Zeiterfassung (Art. 46 ArG)
Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung ermöglicht es, dass Arbeitnehmende, mit einer gewissen Autonomie in der Festsetzung ihrer Arbeitszeit, nur noch die täglich geleistete Arbeitszeit erfassen. Die Lage respektive der Zeitpunkt der Arbeits- und Ruhezeiten ist nicht dokumentationspflichtig. Bei Leistung von Nacht- oder Sonntagsarbeit sind demgegenüber der Anfang und das Ende dieser Arbeitseinsätze gleichwohl festzuhalten.
Diese Gruppe wird mit folgendem Anstellungsmodell abgebildet:
- Monatslohn vereinfachte Zeiterfassung
Damit der Mitarbeitende seine Arbeitszeit nicht täglich erfassen muss, generiert TimeRocket automatisch eine Zeitartbuchung mit dem Tagesrest (= Tages-Sollzeit). Der Mitarbeitende meldet dann lediglich eine allfällige Abweichung zu dieser Zeitartbuchung.
Stundenlohn / Temporär Mitarbeitende
Mitarbeitende im Stundenlohn haben in der Regel weder einen Überstunden- noch einen Ferien-Saldo. Die Ferien sind mit dem Stundenlohn abgegolten.
TimeRocket ermittelt die Anwesenheitsstunden und stellt diese über eine Schnittstelle z. B. einem Lohnprogramm für die Auszahlung zur Verfügung.
Schichtarbeit / Einsatzplanung / Pikett
Die Anstellungsmodelle Monatslohn, Stundenlohn, etc. können z.B. auch in einem Schichtbetrieb verwendet werden. Mit TimeRocket planen Sie Ihre Pikett- oder Schichtorganisation. Unregelmässige Einsätze planen Sie mittels der Personaleinsatzplanung.
- Pikettplanung
- Schichterkennung
- Schichtplanung
- Einsatzplanung
Erfahren Sie in unserem Beitrag «Best Practices – Zeiterfassung Pikettdienst», wie Sie den Pikettdienst einfach und korrekt planen, abrechnen und auswerten.
Die Möglichkeiten der Abrechnung von Schichtarbeit und der Einsatzplanung behandeln wir in einem separaten Blogbeitrag.
Fazit: Je nach Firma reicht das Spektrum der Anstellungsmodelle von ganz einfachen Modellen im Monatslohn bis zu ziemlich anspruchsvollen Anforderungen in einer Einsatzplanung. Wechselt ein Mitarbeitender z. B. sein Pensum oder von Monatslohn in den Stundenlohn, so unterstützt Sie TimeRocket dabei optimal.
Quelle
Wegleitung zum Arbeitsgesetz und den Verordnungen 1 und 2 (admin.ch)