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Im Fokus - Überstunden

Von Andreas Mathys

Oh, ich musste letzte Woche wieder viel Überzeit arbeiten. So oder ähnlich tönt es, wenn man umgangssprachlich von Mehrarbeitszeit spricht. Im Gegensatz dazu verleiten solche Aussagen HR- Spezialisten zum Schmunzeln. Der Gesetzgeber sieht das mit der Überzeit nämlich etwas differenzierter. Im Arbeitsgesetz ist eindeutig definiert, welcher Anteil der geleisteten Stunden über der vertraglichen Sollarbeitszeit nun Überstunden und welcher Überzeit ist. Darüber hinaus gibt es Regelungen zur Höchstarbeitszeit und zu den Kompensationen und Entschädigung dieser Stunden.

Und genau von dieser Stundenklassifizierung handelt der vorliegende Blogbeitrag. Dabei beziehen wir uns ausschliesslich auf das Privatrecht. Die Erläuterungen gelten nicht für das öffentlich-rechtliche Arbeitsverhältnis, wie zum Beispiel zwischen einem Arbeitnehmenden und einem Bundesbetrieb.

Zudem soll sichtbar werden, bei welchen Teilen des Arbeitsgesetztes ein Zeiterfassungssystem wertvolle Dienste leistet.

In diesem Fokus Thema befassen wir uns mit dem Begriff “Überstunden” und dessen Regelungen. Wie ein Zeiterfassungssystem Sie beim Verwalten der Überzeit unterstützt, wird in einem separaten Fokus Thema behandelt.

Arbeitszeit und Überstunden

1. Am Anfang steht die Arbeitszeit

1.1 Mit der Arbeitszeit können Überstunden entstehen

1.2 Besteht eine Pflicht zur Leistung von Überstunden?

1.3 Überstunden kann man kompensieren oder entschädigen

1.4 Wie erfolgt die Abgeltung der Überstunden?

1.5 Zusammenfassung Überstunden

 

2. Das Zeiterfassungssystem unterstützt

2.1 Kennzahlen / Trends

2.2 Kompensation von Überstunden

2.3 Auszahlung von Überstunden

2.4 Monatliche Überstundenbegrenzung

2.5 Jahresarbeitszeit / Gleitzeit / Ampelkonto

 

3. Fazit

 

1. Am Anfang steht die Arbeitszeit

In der Wegleitung zur Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz des Seco ist der Begriff “Arbeitszeit” im Detail erklärt. Kurz gesagt: als Arbeitszeit im Sinne des Gesetzes gilt die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat. Die Zeit, die für den Weg zu und von der Arbeit eingesetzt wird, gilt nicht als Arbeitszeit.[i]

Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems erfassen Sie die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden einfach und gesetztes konform. In der Regel haben die Arbeitnehmenden eine vertraglich vereinbarte Soll-Arbeitszeit pro Woche. Wird diese Sollzeit überschritten, sprechen wir von Überstunden.

1.1 Mit der Arbeitszeit können Überstunden entstehen

Arbeitsstunden, die die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit übersteigen, sind Überstunden. Welches die vertragliche Arbeitszeit ist, wird im Einzelarbeitsvertrag, in einem GAV oder allenfalls in einem NAV (Normalarbeitsvertrag) definiert. Fehlt eine vertragliche Bestimmung der Arbeitszeit, ist laut OR die «übliche Arbeitszeit» massgebend (Art. 321c Abs. 1 OR).[ii]

Auch bei Arbeitnehmenden, die in Teilzeit beschäftigt sind, kommt es auf die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit an. Arbeitsstunden, die darüber hinaus geleistet werden, gelten als Überstunden.

Zum Beispiel: Bei einer vereinbarten Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche gilt jede geleistete Zeit über 40 Stunden als Überstunden.

Das Zeiterfassungssystem unterstützt Sie bei der Berechnung und Verwaltung der Überstunden. Es wird ersichtlich, wer, wann, wie viele Überstunden angehäuft oder kompensiert hat.

1.2 Besteht eine Pflicht zur Leistung von Überstunden?

Ich frage mich, ob eigentlich eine Pflicht zur Leistung von Überstunden besteht. Grundsätzlich haben Arbeitnehmende nur das vertraglich vereinbarte Arbeitspensum zu verrichten. Ausnahmsweise sind sie jedoch zur Leistung von Überstunden verpflichtet, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 321c Abs. 1 OR):

  • Notwendigkeit
  • Keine Überforderung der physischen und psychischen Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers
  • Zumutbarkeit
  • Einhaltung der Bestimmungen des Arbeitsgesetzes (ArG) über die Arbeits-
    und Ruhezeiten

Gerade im Bereich der Arbeits- und Ruhezeiten unterstützt Sie ein Zeitsystem aktiv. Pausen werden erfasst und das System kontrolliert, ob die gesetzlich vorgegebene Mindestdauer eingehalten wird. Ebenfalls wird die Dauer der Ruhezeit, also der Zeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen, ersichtlich. Dem Thema “Ruhezeiten und Pausen” werden wir uns in einem separaten Fokus-Thema widmen. Die Arbeitseinsätze ihrer Mitarbeitenden planen Sie vorteilhaft mit einer Personaleinsatzplanung. Dabei kann die Einsatzplanung unter Berücksichtigung der Saldi der Mitarbeitenden erfolgen.

1.3 Überstunden kann man kompensieren oder entschädigen

Abzugelten sind:

  • geleistete Überstunden, die vom Arbeitgeber ausdrücklich angeordnet wurden (unabhängig davon, ob sie notwendig waren oder nicht), sowie
  • geleistete Überstunden, die vom Arbeitgeber nicht ausdrücklich angeordnet wurden, sofern sie notwendig waren oder vom Arbeitnehmer nach Treu und Glauben als notwendig betrachtet werden durften (der Arbeitnehmende muss allerdings den Arbeitgeber darüber informieren). Dies ist auch dann der Fall, wenn der Arbeitgeber die Leistung von Überstunden widerspruchslos entgegennimmt.


Es gibt jedoch keine Abgeltung, wenn:

  • Überstunden durch schriftliche Vereinbarung zwischen den Parteien ausgeschlossen wurden, oder
  • ein allenfalls auf sie anwendbarer GAV oder NAV einen Ausschluss vorsieht.


Es kann auch schriftlich vereinbart werden, dass die Überstunden ohne Zuschlag entschädigt werden oder mit einem tieferen als 25%igen Zuschlag (selbstverständlich ist auch ein höherer Zuschlag zulässig).

Falls Sie durch eine schriftliche Vereinbarung eine Abgeltung ausgeschlossen haben, kann ihnen das Zeiterfassungssystem die Überstunden automatisiert verfallen lassen.

1.4 Wie erfolgt die Abgeltung der Überstunden?

  • (Art. 321c Abs. 2 OR) Ausgleich durch Gewährung von Freizeit von mindestens gleicher Dauer, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber damit einverstanden sind. Bei der Kompensation mit Freizeit ist ein Zuschlag durch das Gesetz nicht vorgesehen. Zulässig ist diese Kompensation, wenn sie entweder bereits im Arbeitsvertrag vorgesehen ist oder, ohne solche Vertragsklausel, wenn der Arbeitnehmer damit einverstanden ist, dass die Überstunden, statt durch eine Geldzahlung, mittels Zeitkompensation entschädigt werden.

 

  • (Art. 321c Abs. 3 OR) Vergütung des vereinbarten Lohnes plus Zuschlag von mindestens 25 %.

 

  • Durch schriftliche Vereinbarung, durch NAV oder durch GAV kann auch eine andere Lösung getroffen werden. So können der Zuschlag von 25% oder auch die volle Entschädigung für Überstunden wegbedungen werden.


Die Absätze 2 und 3 gehören nicht zum zwingenden Recht was bedeutet, dass diese Vorschriften durch eine vertragliche Verabredung abgeändert werden können. Dadurch ist es möglich, die Kompensation oder die Auszahlung der Überstunden auszubedingen.

1.5 Zusammenfassung Überstunden

Überstunden stellen die Zeit dar, welche die vereinbarte Arbeitszeit überschreitet. Die Kompensation ist nur möglich durch das Einverständnis des Arbeitnehmenden. Ansonsten sind die Überstunden mit einem Lohnzuschlag von mindestens 25% auszuzahlen. Die Kompensation und die Auszahlung können vertraglich ausbedungen werden (siehe 1.4).

blog fokus uberstunden

2. Das Zeitsystem unterstützt

2.1 Kennzahlen / Trends

Im Zeiterfassungssystem werden Überstunden tagesaktuell ermittelt und ausgewiesen. Überstunden können rollenbasiert ausgewertet oder auf einem Dashboard angezeigt werden. Bei Jahresarbeitszeit sehen sowohl Arbeitnehmende wie auch Vorgesetzte, wie es um die Überstunden steht.

verlauf kontostand

Das System informiert Sie, falls Überstunden die Toleranzwerte über- oder unterschreiten.

systemzustand

2.2 Kompensation Überstunden

Planen Sie bei Bedarf die Kompensationen der Überstunden. Mittels eines wahlweise mehrstufigen Bewilligungssystems (Workflow) werden geplante Kompensationstage durch den Mitarbeitenden beantragt und durch die vorgesetzte(n) Stelle(n) bewilligt oder abgelehnt.

2.3 Auszahlung von Überstunden

Überstunden oder die geleisteten Stunden der Mitarbeitenden im Stundenlohn können im Zeitsystem ausgebucht und mittels Schnittstelle zwecks Auszahlung an einLohnprogramm übermittelt werden. Je nach Regelung werden die Stunden 1:1 oder mit einem Zuschlag von z.B. 25% ausbezahlt.

Bei einer SaaS-Lösung (Software as a Service) bietet sich Ihnen zudem die Möglichkeit, z.B. einem externen Lohnverarbeiter direkten Zugriff auf das Zeitsystem zu ermöglich.

2.4 Monatliche Überstundenbegrenzungen

Es gibt Firmen, welche die Höhe des Übertrags des Überstundensaldos per Ende Monat auf den Folgemonat regeln. Z. Bsp., dass Ende des Monats maximal 50 Überstunden auf den Folgemonat übertragen werden dürfen. Ein Zeitsystem kann bei der Ermittlung und Begrenzung dieser Stunden unterstützend mitwirken.

2.5 Jahresarbeitszeit /Gleitzeit / Ampelkonto

Bei Jahresarbeitszeit und Gleitzeit wird der erlaubte Überstundensaldo anhand eines Ampelsystems definiert. Auch hier hilft die Zeiterfassung, zu erkennen, in welchem Bereich sich die Überstunden bewegen. Das Zeiterfassungssystem informiert, wenn sich der Überstundensaldo einem kritischen Bereich nähert.

3. Fazit

Wie Sie bestimmt festgestellt haben, unterscheidet sich die gesetzliche Auslegung der Überstunden stark vom umgangssprachlich verwendeten Begriff der “Überzeit”. Die Überzeit im gesetzlichen Sinn beleuchten wir in einem separaten Beitrag.

Lassen Sie sich durch einen verlässlichen Partner resp. einer zeitgemässen Lösung für die Arbeitszeiterfassung bei der Verwaltung der Überstunden unterstützen. Ein Zeiterfassungssystem liefert einen wertvollen Beitrag zum Management der Überstunden.

 

 

 


[i] https://www.seco.admin.ch/dam/seco/de/dokumente/Arbeit/Arbeitsbedingungen/Arbeitsgesetz%20und%20Verordnungen/Wegleitungen/Wegleitungen%201/ArGV1_art13.pdf.download.pdf/ArGV1_art13_de.pdf

 

[ii] https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Arbeit/Personenfreizugigkeit_Arbeitsbeziehungen/Arbeitsrecht/FAQ_zum_privaten_Arbeitsrecht/ueberstunden.html