Im Fokus - Ferienanspruch berechnen

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Ferienguthaben bei Ein- und Austritt oder (unterjährigen) Pensenwechsel zu berechnen, ist je nach Ausgangslage mehr oder weniger kompliziert. Moderne Zeiterfassungslösungen berechnen die Gutschriften und Kürzungen automatisch.

Dies ist zwar sehr praktisch, damit man jedoch auf Fragen der Mitarbeitenden bezüglich des Feriensaldos eingehen kann, soll dieser Blogbeitrag unterstützend mitwirken.

Die ersten Kapitel befassen sich grundlegend mit den Themen Sollzeiten, Teilzeitarbeit und der Definition des Tages. Die weiteren Kapitel beziehen sich dann auf konkrete Fälle mit den Themen Austritt und Pensenwechsel.

Übersicht

1.     Teilzeitpensum

1.1       Reduktion der täglichen Sollzeiten. 

1.2       Reduktion der Anzahl Arbeitstage pro Woche

2      Der FERIENTAG – Tag ist nicht gleich Tag

3      Der Austritt – Die Berechnungsmöglichkeiten 

3.1       Variante 12 Monate – pragmatisch jedoch ungenau  

3.2       Variante Tagesgenau – mathematisch korrekt 

3.3       Vergleich der Varianten

3.4       Beispiel Austritt – zu viel Ferien bezogen

4      Beispiele für Pensum Wechsel 

4.1       Pensum Wechsel – Bsp. Von 100% auf 50% ohne Ferienbezug

4.2       Pensen Wechsel und bereits alle Ferien bezogen?

1. Teilzeitpensum

In der Regel wird im Arbeitsvertrag die wöchentliche Sollzeit definiert.

Die tägliche Sollzeit ergibt sich aus der wöchentlichen Sollzeit dividiert durch die Anzahl Arbeitstage einer Woche:

1.1 Reduktion der täglichen Sollzeiten

Teilzeitpensen haben als Basis die wöchentliche Sollzeit eines 100% Mitarbeitenden. Dies Sollzeit wird dann auf das entsprechende Pensum heruntergerechnet. Das kann auf zwei Arten erfolgen:

In diesem Modell hat eine Arbeitswoche 5 Arbeitstage bei einer wöchentlichen Sollzeit von 20h. Die wöchentliche Sollzeit wird durchschnittlich auf die 5 Arbeitstage verteilt. Der einzelne Tag hat demnach eine Sollzeit von 4h. Sofern dem Mitarbeitenden für ein Jahr 4 Wochen Ferien zustehen, erhält dieser Mitarbeitende 20 Ferientage gutgeschrieben.

1.2 Reduktion der Anzahl Arbeitstage pro Woche

Der Mitarbeiter arbeitet ganz- oder halbtags. In diesem Modell hat eine Arbeitswoche 2.5 Arbeitstage bei einer wöchentlichen Sollzeit von 20h. Tag 1 und 2 haben eine Sollzeit von 8h, Tag 3 hat eine Sollzeit von 4h. Sofern dem Mitarbeitenden für ein Jahr 4 Wochen Ferien zustehen, erhält dieser Mitarbeitende 10 Ferientage gutgeschrieben.

2. Der FERIENTAG – Tag ist nicht gleich Tag

Bei der durchschnittlichen Verteilung der wöchentlichen Sollzeit auf die Anzahl Arbeitstage (siehe Pt. 1.1) ist die Tages-Sollzeit eines Ferientages je nach Pensum unterschiedlich. Der “Wert” eines Ferientages ist nicht für alle Mitarbeitenden derselbe!

Beispiel der Tages Sollzeit (“Wertes”) eines Ferientages nach Pensum. Als Basis dieses Beispiels gilt eine Tages-Sollzeit von 8 Std.

Der “Wert” eines Ferientags  bei einem 100% Pensum beträgt somit 8 Std. Bei einem Teilzeitmitarbeitenden mit einem 50% Pensum auf 5 Tage verteilt nur 4 Std.

Beide bekommen anfangs Jahr 20 Ferientage gutgeschrieben. Der Wert der Tage ist jedoch unterschiedlich:

• Beim 100% Pensum beträgt der Wert der Ferientage in Stunden: 8h x 20 Tage = 160 Std.
• Bei einem 50% Pensum beträgt der Wert der Ferientage in Stunden:  4h x 20 Tage = 80 Std.

Da demzufolge (mathematisch) ein Tag nicht gleich ein Tag ist, gilt bei einem Pensenwechsel immer, dass der Feriensaldo von Tagen auf Stunden und anhand der neuen Tages-Sollzeit von Stunden wieder in Tage umgerechnet werden muss. Nur so kann der korrekte Anspruch berechnet werden.

3. Der Austritt – Die Berechnungsmöglichkeiten

In der Schweiz ist es üblich, dass der jährliche Ferienanspruch anfangs Jahr gutgeschrieben wird. Ein Wechsel des Pensums oder auch ein Austritt eines Mitarbeitenden haben zur Folge, dass die Feriengutschrift angepasst werden muss.

In der Praxis wird die Ferienkürzung oftmals mit einem pragmatischen Ansatz berechnet. Der jährliche Anspruch wird durch 12 Monate dividiert, so erhält man den Ferienanspruch für einen Monat. Diesen Wert multipliziert man dann mit der Anzahl Monate bis zum Austrittsdatum. Dieses Produkt wird von der jährlichen Feriengutschrift subtrahiert und als Ergebnis resultiert die Ferienkürzung.

Auf den ersten Blick wirkt dieser Ansatz plausibel, wird jedoch dem Anspruch nicht gerecht, da jeder Monat unterschiedliche Anzahl Tage hat. Der Ansatz ist daher nicht zu empfehlen. Moderne Zeiterfassungssysteme berechnen Ferienkürzungen unter Berücksichtigung der effektiven Tage eines Monats sehr genau.

Anhand folgender Berechnungsbeispiele mit Austritt per 31. März zeigen wir auf, wie sich die beiden Varianten unterscheiden.

• Die Sollzeit beträgt 8 Stunden
• Der Ferienanspruch für ein Jahr beträgt 20 Tage.

3.1 Variante 12 Monate – pragmatisch jedoch ungenau

Bei dieser Variante wird der Anspruch für das gesamte Jahr durch 12 Monate geteilt und mit der Anzahl Monate bis zum Austrittsdatum multipliziert.

3.2 Variante Tagesgenau – mathematisch korrekt

Bei dieser Variante werden die Ferientage zuerst in Stunden umgerechnet und dann tagesgenau berechnet.

Umgerechnet in Tagen ergibt dies:

39.452h : 8h = 4.932 Tage (bei einem Schaltjahr 4.972 Tage)

3.3 Vergleich der Varianten

• Die beiden Varianten unterscheiden sich im gewählten Beispiel um 0.548h. Dies entspricht ungefähr 33 Minuten.
• Diese Differenz wird grösser, je höher die Sollzeit und je höher der Ferienanspruch für ein Jahr ist.
• Bei einer Sollzeit von 8:12 und 25 Tagen Ferien beträgt die Differenz dann ungefähr 42 Minuten.

3.4 Beispiel Austritt – zu viel Ferien bezogen

In folgendem Beispiel erfolgt der Austritt per Ende Juni. Bis zum Austrittsdatum wurden bereits 20 Ferientage bezogen. Aus der Berechnung geht hervor, dass der Mitarbeitende für diese Zeit nur 9.89 Ferientage zugute hätte.

• Vom Vorjahr ist kein Ferienguthaben vorhanden
• Die Gutschrift der Ferientage im Januar beträgt 20 Tage
• Die Sollzeit beträgt 8h

Auf Grund des Austritts werden die Ferien gekürzt. Da der Mitarbeitende bereits zu viele Ferientage bezogen hat, wird der Feriensaldo negativ.

Falls Sie bereits mit TimeRocket arbeiten,  bucht das System automatisch auf das Austrittsdatum eine Ferienkürzung für die zu hohe Feriengutschrift anfangs Jahr (160h -  80.658h = 79.342h ).

Ferienkürzung 80.66h

4. Beispiele für Pensum Wechsel

4.1 Pensum Wechsel – Bsp. Von 100% auf 50% ohne Ferienbezug

Vermehrung der Ferientage dank Pensum Wechsel – wie ist das möglich?

Wechselt ein Mitarbeitender sein Pensum, hat dies einen Einfluss auf den jährlichen Ferienanspruch.

Unser Muster Mitarbeitender ändert sein Pensum von 100% per Ende Juni auf ein 50% Pensum. Er arbeitet jeden Tag, die Sollzeit ist durchschnittlich von Montag bis Freitag verteilt.

Seine Sollzeit beträgt 8 Stunden, der Ferienanspruch für ein Jahr 20 Tage. Bis zum Pensenwechsel wurden noch keine Ferientage bezogen.

Auch hier wird oft ein pragmatischer Ansatz gewählt und die Ferien daher nicht umgerechnet. Da die Arbeitswoche für diesen Mitarbeitenden unverändert 5 Tage beträgt und nur die Sollzeit reduziert wird, könnte man davon ausgehen, dass der Ferienanspruch nicht ändert.

Dies ist jedoch nicht korrekt. Da der Wert eines Ferientages bei einem 100 % Pensum grösser ist als bei einem 50% Pensum und der Mitarbeitende noch keine Ferien bezogen hat, stehen ihm im neuen Pensum noch wertvollere 100%-Pensum-Ferientage zugute.

Berechnung:

Generell ist bei einem Pensenwechsel das Vorgehen so, dass die Zeitspanne bis zum Wechsel wie ein Austritt berechnet werden muss. Der bereinigte Wert aus dieser Zeitspanne gilt als Übertrag resp. Startsaldo für das neue Pensum. Berechnungsschritte:

1. Berechnen der Anzahl Tage Januar bis Juni
2. Umrechnen der Ferientage in Stunden
3. Ferienanspruch für einen Tag berechnen
4. Ferienanspruch für die Zeitspanne pro Pensum berechnen
5. Ferienübertrag für neues Pensum ist berechnet

Berechnung Anspruch / Bezug altes Pensum:

Der Mitarbeitende hat bis zum Pensumwechsel keinen Ferientag bezogen. Gemäss Vertrag besteht sein Anspruch für die Zeitspanne bis zum Pensumwechsel auf 9.92d à 8 Std. Sollzeit, also 79.342h.

Da der Mitarbeitende im neuen 50%-Pensum seinen Arbeitstag verkürzt, also nur noch 4 Std. Sollzeit hat, verändert sich der Wert seines Tages. Dies ändert jedoch nichts an seinem Guthaben von 79.342h, welches sich aus seinem vormaligen 100%-Pensum ergibt. Dieses Guthaben, gemessen am neuen Tageswert des Mitarbeitenden von 4 h, ergibt dann Total einen Anspruch von 19.84d für die Zeit von Januar bis Juni.

Nun muss noch der Ferienanspruch für Juli bis Dezember berechnet werden:

6. Berechnen der Anzahl Tage Juli bis Dezember
7. Umrechnen der Ferientage in Stunden
8. Ferienanspruch für einen Tag berechnen
9. Ferienanspruch für die Zeitspanne pro Pensum berechnen

Der Feriensaldo des Mitarbeitenden beträgt somit für die Zeitspanne von Juli bis Dezember:

                                                                           Stunden                                                                      Tage ^{(Soll 4h)}                                                                                                                                                                    

Zeitspanne Jan-Juni (100%)                       79.342h                                                                        19.84d                                                                                   

Zeitspanne Juni-Dez (50%)                        40.329h                                                                        10.08d

Total                                                              119.671h                                                                  29.92d

TimeRocket bucht auf das Datum des Pensenwechsels eine Ferienkürzung für das frühere Pensum und eine Feriengutschrift für das neue Pensum.

Die Ferienkürzung wird in diesem Beispiel für die Periode von Januar bis Juni für die zu hohe Feriengutschrift anfangs Jahr gebucht (160h -  87.875 = 73.342h). -> woher kommen diese Werte?

Ferienkürzung 80.65h

Die Feriengutschrift erfolgt in diesem Beispiel für die Periode Juli bis Dezember mit dem neuen Pensum:

Feriengutschrift 40.21h

4.2 Pensenwechsel und bereits alle Ferien bezogen?

Unser Muster Mitarbeitender ändert sein Pensum von 100% per Ende Juni auf ein 50% Pensum. Er arbeitet jeden Tag, die Sollzeit ist durchschnittlich von Montag bis Freitag verteilt. Vom Vorjahr ist kein Feriensaldovortrag vorhanden.

Das Beispiel ist aufbauend auf dem vorhergehenden Beispiel. Der Aspekt, dass bereits zu viele Ferientage bezogen wurden, hat keinen Einfluss auf die Ferienkürzungen und Gutschriften bezüglich des Pensenwechsels.

Daher gilt:

Da die 20 Ferientage bereits zu einem Pensum von 100%, also mit 8 Std. Sollzeit, bezogen wurden, wird der Feriensaldo nach dem Pensewechsel einen negativen Wert ausweisen.

Der Mitarbeitende hätte für die Periode Januar bis Juni nur 9.89 Tage beziehen dürfen. Somit hat er 10.11 Tage à 8h zu viel bezogen!

Fazit

Sie sehen, die Ferienberchnung bei wechselnden Arbeitspensen, bei Ein- oder Austritten ist ein kompliziertes Thema. Oftmals kommen erschwerende Regelungen mit zusätzlichen Ferientagen auf Grund des Alters oder Dienstalters hinzu, was eine moderne Zeiterfassungslösung selbständig berechnen kann.

Überlassen Sie die Berechnungen Ihrer Zeiterfassungssoftware damit mehr Zeit bleibt, für Ihr Tagesgeschäft.