Sie haben von Ihrem Chef den Auftrag erhalten, eine neue Businesslösung für ein Zeiterfassungssystem zu evaluieren? Dies sollte genügend motivierend sein, sich grundsätzlich über die Motivation aus Sicht der Firma für diesen Schritt zu informieren. Im besten Fall erhalten Sie bereits im Projektauftrag Kenntnisse über die konkreten Beweggründe der Evaluation. Dies macht dann das weitere Vorgehen wesentlich einfacher, da in dieser frühen Phase bereits klar sein muss, wohin die Reise gehen soll.
Die Motivation
Die Motivation, eine elektronische Zeiterfassungslösung zu evaluieren, entsteht nämlich aufgrund vielfältiger Bedürfnisse. Da gibt es beispielsweise Firmen, die auf Grund von Wachstum und Expansion die bestehenden Prozesse der Zeiterfassung hinterfragen. Auch die digitale Transformation macht keinen Bogen um die Arbeitszeiterfassung, im Gegenteil. Innovative Softwarelösungen stellen dank webbasierter Architektur standortunabhängige Funktionen zur Verfügung. Sei dies für die Spesenerfassung oder für die Projektrapportierung direkt beim Kunden vor Ort. Die Mitarbeitenden bedienen diese Lösungen bequem per Smartphone oder Tablet.
Bestehende Softwarelösungen sind unter Umständen nicht skalierbar, in die Jahre gekommen oder werden den Bedürfnissen der aktuellen Arbeitsplatzsituation mit Homeoffice nicht mehr gerecht.
Die Praxis zeigt, dass oftmals ein mehr oder weniger komplexes Excel-File mit all seinen Vor- und Nachteilen durch eine moderne Lösung ersetzt werden soll.
Mögliche Ziele – Immer SMART
Spätestens bei der Zielformulierung sollte klar sein, was mit der Lösung erreicht werden soll. Ziele dürfen nicht konkurrenzieren und sind bestenfalls SMART formuliert. Sprich die Ziele sollen spezifisch, messbar, aktivierend, realistisch und terminiert formuliert werden.
Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung finden sich die Ziele oftmals im Bereich der gesetzlichen Dokumentationsplicht der Arbeitszeiten (Art. 46 ArG / Art. 73 ArGV1), der Pausen (Art. 15 ArG / Art. 18 ArGV1) etc. oder beim Informationsbedarf der Stakeholder, welcher stufengerecht und zur richtigen Zeit erfolgen soll. In der Praxis erreicht man dies, indem die Kennzahlen dem User in seinem persönlichen Dashboard angezeigt werden, idealerweise kombiniert mit einem Ampelsystem, welches Abweichungen zur Sollvorgabe anzeigt. Weitere Ziele liegen in den Bereichen des Abwesenheitsmanagements, der Schnittstellen zu Drittsystemen wie etwa einem Lohnprogramm oder bei der standortunabhängigen, mobilen Zeiterfassung. Gerade beim Abwesenheitsmanagement kann ein auf die Firma angepasstes Workflowsystem sicherstellen, dass planbare Abwesenheiten durch den Leiter und ggf. weitere Stufen bewilligt werden. Dabei soll für Ferien ein anderer Workflow gelten als beispielsweise für Krankheit. Und dies selbstverständlich rollenbasiert.
Was sie wollen, was sie wünschen, was sie tatsächlich benötigen
Bei der Definition des Funktionsumfangs einer Lösung hilft ein strukturiertes Vorgehen, z.B. mit der Anforderungsanalyse. Dabei gilt es sicherzustellen, dass sowohl fachliche wie auch technische und organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden. Bei diesem Schritt ist es hilfreich, wenn Betroffene zu Beteiligten werden. Holen sie sich die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder ab und sammeln sie diese in einem Anforderungskatalog.
Die gesammelten Anforderungen geben einen ersten Überblick über die gesuchte Lösung. Jede Softwarelösung hat ihre Stärken in einem anderen Bereich. Und was ist mit den Schwächen? Fragt man die Anbietenden, hat natürlich keine Lösung eine Schwäche. Und falls doch, dann findet man diese erst auf den zweiten Blick oder erst, wenn die Lösung bereits im Einsatz ist. Hier hilft das Einholen von Referenzauskünften und im besten Fall kann man die Lösung über einen definierten Zeitraum kostenlos testen.
Damit die für ihren Betrieb geeignete Lösung evaluiert werden kann, müssen die Anforderungen noch nach Wichtigkeit bewertet werden. Werden die Anforderungen in Soll-, Kann-, Muss- und Nice to have-Kriterien feiner unterteilt und zusätzlich noch gewichtet, ergibt dies eine gemeinsame Vorstellung der wichtigsten Merkmale, die die neue Softwarelösung abdecken muss. Hier gilt es oftmals, die richtigen Kompromisse zu finden.
Die Suche geht los
Im besten Fall finden Sie mit Hilfe von Suchmaschinen bereits die wichtigsten Anbietenden von Zeiterfassungslösungen. Die Zeiten, in denen Produkte an Messen angeboten werden, neigen sich definitiv dem Ende zu.
Die Webauftritte geben transparent Auskunft über den Funktionsumfang und man erhält erste Anhaltspunkte zu den Kosten. Diese spielen nebst dem Funktionsumfang ebenfalls eine wichtige Rolle.
Die Kosten setzen sich in der Regel aus einmaligen und wiederkehrenden Kosten zusammen und variieren je nach gefordertem Funktions- und Dienstleistungsaufwand, welche in einem konkreten Angebot ausgearbeitet werden. Aber einen ersten Eindruck über das Preismodell und die zu erwartenden Kosten sollten Sie auf jeden Fall über die Webseite erhalten.
Es wird konkret
Umso besser, falls der gewählte Anbietende die Möglichkeit eines Testaccounts offeriert. Hier wird mit offenen Karten gespielt und man kann sich einen ersten Eindruck der Lösung verschaffen. Hinterlässt das Produkt einen positiven Eindruck, besteht oftmals die Möglichkeit, sich die Lösung vom Anbietenden in einer persönlichen Präsentation noch genauer vorstellen zu lassen. Dabei kann der Anbietende auf konkrete Fragen eingehen und Sie in der Lösungssuche beraten.
Die Entscheidung
Gratulation, Sie haben eine Auswahl von Anbietenden, welche mit Ihrem Produkt in Frage kommen. Alle Anbietenden können die Muss-Kriterien des Anforderungskataloges erfüllen. Es stellt sich die Frage, für welchen Anbietenden Sie sich nun definitiv entscheiden. Hier hilft eine Kosten- Nutzen-Analyse für die finale Entscheidung. Viel Erfolg!
at the end - Ein Wort noch zur Usability (Benutzerfreundlichkeit)
In der Regel ist in einem Betrieb fast jeder Mitarbeitende in irgendeiner Art mit der Zeiterfassung konfrontiert. Damit die Zeiterfassung nicht ein «notwendiges Übel» bleibt, sondern durchaus auch Spass machen kann, tun sie sich bei der Wahl gut daran, eine allgemein akzeptierte Lösung zu evaluieren.
Falls die Usability nicht bereits Teil des Anforderungskataloges war, sollten Sie diesem Punkt spätestens bei der Entscheidung gebührend Rechnung tragen.
Ich persönlich freue mich über Applikationen, die eine klare und konsequente Strukturierung aufweisen. Deren Menuführung mich einfach und intuitiv durch das Programm lotst. Ein Programm, dass ich ohne Bedienungsanleitung nutzen kann und zwar nur soviel wie nötig. Denn nur dann bleibt mehr Zeit, Zeit für mein day-to-day business.
Nutzen Sie diese Chance, erhöhen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit, betreiben Sie internes Marketing mit der richtigen Business Lösung.