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Die Vorholzeit – Vorsorge für Brückentage

Von Andreas Mathys

Die Vereinbarung von Vorholzeit im Arbeitsverhältnis wird in der Praxis oft genutzt, damit Arbeitnehmende beispielsweise Brückentage, Feiertage oder Betriebsferien unter dem Jahr vorholen können, ohne dass sie für den Ereignistag Mehrstunden kompensieren oder Ferientage beziehen müssen. Die Vorholzeit wird täglich geleistet (z.B. 12 Minuten länger arbeiten).

Mit der Regel Vorholzeit hat man in TimeRocket folgende Möglichkeiten:

  • Der Wert der Vorholzeit kann individuell pro Mitarbeitenden hinterlegt werden
  • Tägliche Umbuchung der Vorholzeit mittels einer Zeitart auf ein Konto, z.B. Vorholzeit (Montag-Freitag)
  • Die tägliche Vorholzeit prozentual zur Anwesenheitszeit des Tages berechnen oder immer die gesamte Vorholzeit umbuchen
  • Bei Abwesenheiten (Zeitarten) definieren, ob die Vorholzeit auch gerechnet werden soll (z.B. bei Krankheit)
  • Bei Abwesenheiten (Zeitarten) mit Tagesrest definieren, ob die auf die Zeitart zu buchende Zeit (z. Bsp. Krankheit) inklusive der täglichen Vorholzeit verbucht werden soll (also nicht nur der Tagesrest, sondern zusätzlich die tägliche Vorholzeit). Die Vorholzeit ist in diesem Fall vom Arbeitgeber bezahlt und braucht vom Mitarbeiter nicht geleistet zu werden.

Individuell pro Mitarbeitenden

Sie können in TimeRocket pro Mitarbeitenden definieren, ob dieser Vorholzeit leistet oder nicht. Im Mitarbeiterverzeichnis kann im Vertrag definiert werden, ob und wie gross die tägliche Vorholzeit ausfällt.

Tägliche Umbuchung

Grundsätzlich wird mit der Regel „Vorholzeit“ an Arbeitstagen geprüft, ob der Mitarbeitende anwesend ist. Wenn der Mitarbeitende den ganzen Tag anwesend ist, wird die volle Vorholzeit auf das Konto „Vorholzeit“ umgebucht. Diese Zeit ist dann im Konto „Überstunden“ nicht mehr ersichtlich.

Ist der Mitarbeitende nur den halben Tag anwesend, obwohl er den ganzen Tag arbeiten sollte, wird nur die Hälfte der Vorholzeit umgebucht.

Prozentualer Anteil oder die gesamte Vorholzeit umbuchen

Ohne zusätzliche Einstellung wird der Wert der Vorholzeit prozentual zur Anwesenheitszeit gerechnet. Auf der Regel wird mit dem Flag „Immer volle Vorholzeit buchen“ festgelegt, dass unabhängig davon, wie lange der Mitarbeitende anwesend war, die gesamte Vorholzeit umgebucht wird.

Abwesenheiten

Bei Abwesenheiten des Mitarbeitenden, z.B. durch Krankheit, kann pro Zeitart definiert werden, ob an diesen Tagen die Vorholzeit verbucht werden soll oder nicht. Dazu wird bei diesen Zeitarten die Zeitartgruppe „Vorholzeit rechnen“ hinterlegt. Wird an Tagen mit einer solchen Abwesenheit die Vorholzeit umgebucht, so fällt der Tagessaldo grundsätzlich um den Wert der Vorholzeit ins Minus (negativer Tagessaldo). Die kumulierten „Überstunden“ verringern sich demzufolge um diesen negativen Tagessaldo. Ist die Abrechnung so nicht gewünscht, dann muss die Funktion „Abwesenheitszeit plus Vorholzeit“ aktiviert werden.

Abwesenheiten: Abwesenheitszeit plus Vorholzeit

Damit der Tagessaldo der Überstunden bspw. bei Krankheit, siehe vorheriger Punkt, nicht negativ ausfällt, kann auf der Regel „Vorholzeit“ der Flag „Abwesenheiten auf Tagesrest: Vorholzeit aufrechnen“ aktiviert werden. Dann wird zur Abwesenheitszeit die Vorholzeit addiert.

Der Tagessaldo der Überstunden ist in diesem Fall = 0 , wird also nicht negativ.

Überlegungen

Mit der täglichen Vorholzeit könnte man mit folgenden Fragestellungen konfrontiert werden:

Teilzeitmitarbeitende

Wie hoch ist die Vorholzeit für Teilzeitmitarbeitende? Die Sollzeit kann in diesen Fällen durchschnittlich auf die Woche oder effektiv an fixen Tagen hinterlegt werden. Je nach dem, wie der Mitarbeitende nun arbeitet, hat dies Einfluss auf die Höhe der täglichen Vorholzeit.

Diese Verteilung der wöchentlichen Sollzeit bestimmt des weiteren die Anzahl der Vorholtage pro Jahr, da nur ein Tag mit Sollzeit (offizieller Arbeitstag) ein Vorholtag sein kann. Fällt ein Vorholtag auf einen Nicht-Arbeitstag (Tag ohne Sollzeit) des Teilzeit-Mitarbeiters, so braucht er für diesen Tag keine Vorholzeit zu leisten. Wie hoch soll die individuelle Vorholzeit in diesen Fällen angesetzt werden?

Pensumwechsel

Ändert ein Mitarbeitender unter dem Jahr sein Pensum, muss die tägliche Vorholzeit ggf. neu berechnet werden. Die geleistete Vorholzeit basiert auf dem alten Pensum und der alten Verteilung der wöchentlichen Sollzeit und reicht je nach dem nicht um die kommenden Vorholtage zu beziehen.

Vorholzeit bei unterjährigem Eintritt

Tritt ein Mitarbeitender unter Jahr in die Firma ein, muss unter Umständen die tägliche Vorholzeit für diesen Mitarbeitenden neu berechnet werden. Wie viele Brückentage stehen bis Ende Jahr noch an? Wieviel Vorholzeit wird umgebucht, wenn der Neueintritt im Dezember erfolgt und die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr mit Vorholzeit beglichen werden?

Vorholzeit bei Austritt

Wird die Vorholzeit täglich umgebucht, stellt der Kontostand der Vorholzeit für die Mitarbeitenden ein Guthaben dar. Diese Stunden müssen kompensiert oder ausbezahlt werden.

Vorholzeit bei Kurzarbeit

Die tägliche Vorholzeit wird bei der Kurzarbeit mitgerechnet. Man erhält dafür Kurzarbeitsentschädigung.

Vorholzeit ende Jahr

Da die tägliche Vorholzeit von den Überstunden auf das Konto „Vorholzeit“ umgebucht wird, stellt die Vorholzeit für den Mitarbeitenden je nach Kontostand ein Guthaben oder eine Schuld dar. Diesen Vorholzeitsaldo kann man mit den Überstunden verrechnen oder auf dem Konto Vorholzeit stehen lassen.

Vorteile und Nachteile

  • + Dank der Vorholzeit ist jederzeit ersichtlich, welcher Anteil der Überstunden für Vorholtage zur Verfügung steht, und welche Überstunden zusätzlich angefallen sind.
  • + Falls das betriebliche Zeitreglement eine monatliche Kontostandbegrenzung der Überstunden vorsieht, dass z.B. nicht mehr als 30 Überstunden auf den Folgemonat übertragen werden dürfen, ist durch die getrennte Führung sichergestellt, dass durch die Begrenzung die Vorholzeit nicht verfällt.
  • – Die Festlegung des Wertes für die tägliche Vorholzeit für Teilzeitmitarbeitende sollte individuell betrachtet werden. Dabei könnte ein Mehraufwand für die individuellen Berechnungen entstehen.
  • – Die Vorholzeit wird Ende Jahr nie Null sein. Es wird immer ein Vorholzeitsaldo entstehen. Lässt man den Saldo der Vorholzeit nicht stehen, entsteht ein Mehraufwand für die Verrechnung von Vorholzeit-Saldo und Überstunden-Saldo.
  • – Ein- und Austritte und der Wechsel des Arbeitspensums bedingen eine individuelle Betrachtung bei der Festlegung der täglichen Vorholzeit. Dabei könnte ein Mehraufwand für die individuellen Berechnungen entstehen.
  • – Unter Umständen wird die tägliche Vorholzeit jährlich neu festgelegt. Dies kann einen Mehraufwand für die Berechnung und Stammdatenpflege der Mitarbeitenden zur Folge haben.
  • – Grundsätzlich bringt der Einsatz der Vorholzeit einen Mehraufwand für die Konfiguration, den Betrieb und Erklärungen von TimeRocket mit sich. Diesem Mehraufwand steht der Nutzen der transparenten Trennung von Überstunden und Vorholzeit gegenüber.

Alternative

Keine Vorholzeit berechnen

Alternativ verzichtet man auf die Vorholzeit und lässt die Stunden für die Brückentage auf den Überstunden stehen.

  • + Die Überstunden werden nicht fix 0:12 pro Tag geleistet, sie entstehen eher dann, wenn Mehrarbeit vorhanden ist.
  • + Es entsteht kein Mehraufwand für die Verwaltung der Vorholzeit für Teilzeitkräfte, bei Ein- und Austritt und bei Pensumwechsel. Die jährliche Festlegung der Vorholzeit entfällt.
  • – Eine Aussage, welcher Teil der Überstunden für Vorholtage verwendet wird, kann nicht so schnell gemacht werden.
  • – Monatliche Überstundengrenzen, z.B. max. 30 Std. auf den nächsten Monat übertragen, sind mit Schwierigkeiten verbunden.