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Best Practices - Konfigurieren vs Programmieren

Von Andreas Mathys

Programmiert, parametriert, geschult und fertig? Mitnichten. Unsere Erfahrung lernte uns, dass obwohl für alle Schweizer Firmen nahezu identische gesetzliche Grundlagen gelten, die Anforderungen an ein Zeitsystem sehr vielfältig sind. Hinzu kommt, dass der Fantasie von firmeninternen Regelungen im Bereich des Zeitreglements praktisch keine Grenzen gesetzt sind. Branchenspezifische Regelungen und Vorgaben aus Gesamtarbeitsverträgen machen die Abrechnung von Zeiterfassungsdaten erst so richtig spannend.

Stellen Sie sich vor, Sie sind in der Einführungsphase ihres neuen Zeiterfassungssystems, welches Sie notabene in einem mustergültigen Vorgehen mit Pflichtenheft, Risiko- und Nutzwertanalyse evaluiert haben. Sie sind also mittendrin, am Abbilden der relevanten Prozesse und stellen fest, dass dieses oder jenes nun doch nicht wie gewünscht abgebildet werden kann? Zugegeben, einige interne Abläufe ändern mit dem Einsatz einer neuen Businesslösung und müssen zwangsläufig hinterfragt werden. Unumstössliche Regelungen und Abläufe sollte ein Zeitsystem jedoch abbilden können. Informationen zum Erheben von Anforderungen haben wir hier genauer beleuchtet.

Unscheinbar und  gefährlich - versteckte Anforderungen

Oftmals liegen Anforderungen in den Details, unscheinbar machen sie sich weder im Pflichtenheft noch im Demosystem bemerkbar und warten auf ihren grossen Auftritt. Jetzt, wo der Auftrag erteilt und das Projekt mitten im Gange ist, zeigen sie sich. Und wollen natürlich gelöst sein.

Klassischerweise endet dies in einem RfC (Request for Change), also einer Änderungsanfrage an den Softwarelieferanten. Die Anforderung wird analysiert und die Kostenfolge abgeschätzt. Mehrkosten für die Programmierung, Schulung und Verzögerung des Projekts werden zwangsläufig die Folge sein.

Zusatzprogrammierungen müssen nicht sein

Als branchenneutraler Anbieter von Zeiterfassungslösungen sind wir seit über 30 Jahren mit einem breiten Spektrum an Anforderungen konfrontiert. Im Wissen, dass Zeiterfassung längst viel anspruchsvoller ist als das reine Dokumentieren der Arbeitszeiten, haben wir mit TimeRocket eine Lösung erschaffen, die sich an die Prozesse ihrer Firma anpassen lässt. Die Anpassung erreichen wir grösstenteils mittels einer Architektur, welche flexible Lösungen zulässt.

Regeln und Workflows

Anforderungen aus dem betrieblichen Zeitreglement werden in TimeRocket als “Regel” abgebildet. In der Einführungsphase von TimeRocket begleiten wir Sie sehr eng und parametrieren die Regeln anhand ihrer Bedürfnisse. Die Regeln gehen von Sperr-, Block- und Gleitzeiten über Mindestpausen gemäss Arbeitsgesetz bis zu Zulagen, Überzeiten oder Vorholzeiten. Diese Regeln können ganz einfach für einzelne Personengruppen oder falls gewünscht für die gesamte Firma aktiviert werden.

Wie war das nun mit dem Programmieren

Richtig. So richtig spannend wird es dann bei den Workflows. Ein Programm besteht aus vielen «wenn, dann, sonst». In TimeRocket geben wir unseren Projektleitern nicht ohne Stolz ein Werkzeug in die Hand, mit welchem Sie diese «wenn, dann, sonst» kundenspezifisch konfigurieren können. Wie haben wir das geschafft? Dank der Workflow-Funktionalität werden die Prozesse gemäss Ihren Vorgaben abgebildet. Schauen wir uns ein paar gängige Workflows im Detail an:

Absenzen – möglicher Workflow

Der Mitarbeitende erfasst im TimeRocket-Kalender seine geplanten Ferien und hat dabei sowohl seinen Feriensaldo wie auch die bereits geplanten Abwesenheiten seines Teams im Auge.

Ohne speziellen Workflow werden diese Ferien im Kalender eingetragen.

Nun kommt ihre Regelung ins Spiel. Je nach Kundenwunsch kann auf Grund der Rolle des Ferienantragstellers (Mitarbeitender, Leiter, spezifischer Mitarbeitender, Monatslohn, Stundenlohn oder auch Standort, etc.) ein Antrag zur Genehmigung an den Leiter des Mitarbeitenden gestellt werden. Selbstverständlich über mehrere Stufen. Der Vorgesetzte wird mittels Browser- Notifications über den neuen Antrag informiert und erhält einen E-Mail-Reminder, falls er das wünscht.

Solche frei konfigurierbaren Workflows sind in TimeRocket für sehr viele Funktionen möglich. Denken Sie an das Nacherfassen von Zeitmeldungen, das Bewilligen von Arbeitszeiten ausserhalb der regulären Arbeitszeit oder an das Visieren der Zeitmeldungen zum Ende des Monats.

TimeRocket generiert am gewünschten Tag eine Pendenz an alle Mitarbeitenden mit dem Auftrag, die Arbeitszeiten zu visieren. Wie bereits beim Kalender beschrieben, kann dieser Visumsprozess individuell konfiguriert werden. Und dies alles, ohne eine zusätzliche Zeile Programmcode zu schreiben!

Unsere langjährige Erfahrung und die Architektur von TimeRocket machen es möglich.
Sämtliche Bedürfnisse können auch wir nicht abdecken, aber bei den kritischen Fragestellungen punktet TimeRocket unter anderem dank des konfigurierbaren Workflow-Systems.

Überzeugen Sie sich selbst und lassen Sie sich TimeRocket gemäss ihren Anforderungen konfigurieren. Profitieren Sie von unserer Erfahrung, lassen Sie uns ihre Bedürfnisse verstehen und den Weg gemeinsam gehen mit einem System, dass sich seiner Umgebung anpasst.