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Anforderungen Zeiterfassungssystem

Von Andreas Mathys

Die vorliegenden Benutzerbedürfnisse sollen Sie dabei unterstützen, einen auf ihre Bedürfnisse angepassten Anforderungskatalog für die Evaluation einer Zeiterfassungslösung zu erstellen.

Die vorliegenden Bedürfnisse sind weder abschliessend noch treffen diese auf jede Firma zu. Haben Sie bereits einen Anforderungskatalog erstellt? Umso besser. Dann hilft dieses Dokument unter Umständen, ihren Anforderungskatalog zu erweitern und spezifische Fragestellungen nochmals im Detail anzuschauen.   

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Die Welt der Zeiterfassung

In der Welt der Zeiterfassung sind Anforderungen unterschiedlichen Ursprungs. Eine Zeiterfassungslösung hat viele Anspruchsgruppen. Es gilt die Berührungspunkte zu ermitteln.

Mögliche Berührungspunkte verschiedener Rollen

Wenn Sie sich in die verschiedenen Rollen der Firma versetzen, sind die Bedürfnisse ganz unterschiedlicher Natur. Schauen Sie sich die Rollen genauer an, finden sich ganz individuelle Kriterien:

Die Mitarbeitenden

Als Mitarbeitender möchte ich, dass die Arbeitszeiterfassung korrekt und zuverlässig funktioniert. Die Stunden sollen verständlichund transparent erfasst und ausgewiesen werden. Ich möchte z. Bsp. wissen, wie viele Ferientage ich bis Ende Jahr noch habe und wann ich arbeiten muss.

Vorgesetzte(r)

Als Vorgesetzter benötige ich einen aktuellen Überblick über das Team. Mich interessieren die Überstunden ebenso wie die noch nicht geplanten Ferientage. Das System soll mich bei der Planung der Ferien mit einem Workflowsystem unterstützen: Anträge für Abwesenheiten möchte ich bewilligen oder ablehnen können. Das System soll mir die Arbeit erleichtern. Wird durch Mitarbeitende das Zeiterfassungsreglement verletzt, möchte ich darauf aufmerksam gemacht werden, damit ich mit den betroffenen Personen das Gespräch suchen kann.

Ausbildner(in) und Lernende

Lernende haben einen höheren gesetzlichen jährlichen Ferienanspruch. Als Lernender erwarte ich, dass die Zeiterfassungssoftware mir automatisch den korrekten Ferienanspruch gutschreibt. Ebenfalls soll der Wechsel vom Lehrverhältnis in eine Festanstellung den Ferienanspruch korrekt berechnen.

Als Ausbildner(in) bin ich die zentrale Ansprechperson für die Lernenden. Deren Ferienanträge werden durch mich koordiniert. Ebenfalls möchte ich, dass ich im Zeiterfassungssystem die Schul- und Kursetage der Lernenden planen kann. Damit ist sichergestellt, wann welcher Lernende im Betrieb anwesend ist und wann er z.B. die Berufsschule besucht.

Raumpflege / Facility Management Outsourcing

Falls Sie das Facility Management einem externen Spezialisten überlassen, so können Sie die Anwesenheitszeit der externen Mitarbeitenden im Zeitsystem erfassen und die Abrechnung des externen Dienstleisters auf Grund dieser erfassten Stunden kontrollieren.

HR-Verantwortliche(r)

Mir liegt das Wohl der Mitarbeitenden ebenso am Herzen wie das Wohl der Firma. Ich stelle sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehört die Kontrolle der Überzeit gemäss Arbeitsgesetz, die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen, Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Das Zeitsystem soll betriebliche Vorgaben wie Block-, Gleit- und Sperrzeiten automatisiert kontrollieren und mich bei Abweichungen informieren.  

Lohnrelevante Arbeitszeiten wie Piketteinsätze oder sonstige Zulagen soll das System automatisch berechnen und mittels Schnittstelle dem Lohnprogramm übermitteln. Ebenso müssen die Stunden der Mitarbeitenden im Stundenlohn per Valuta-Datum ermittelt und  an das Lohnprogramm transferiert werden.

Temporäre Mitarbeitende sollen ebenfalls im Zeitsystem geführt werden, damit die Abrechnung des Temporärbüros mit den erfassten Stunden abgeglichen werden kann.

Die für das interne Reporting benötigten Kennzahlen sollen auf einfache Art und Weise aufbereitet werden können. Ebenfalls möchte ich individuelle Kennzahlen in Excel weiterverarbeiten können. 

Personalmutationen, Ein- und Austritte sollen mit geringem Aufwand erfasst werden können. Der Ferienanspruch soll anhand des Ein- resp. Austrittsdatums, der Dienstjahre und ggf. aufgrund des Alters automatisch berechnet und verbucht werden.

Da die Zeiterfassung Bestandteil der Führungsaufgabe des Vorgesetzten ist, soll das Zeiterfassungssystem stufengerecht dezentralisiert werden können. Die Aufgaben sollen dort erledigt werden, wo sie anfallen. Die Vorgesetzten sollen für ihr Team/ihre Abteilung die Absenzen verwalten und über Block- und Gleitzeitverletzungen informiert werden. Bei gewissen Abwesenheiten wünschen sie eine Benachrichtigung durch das System. Somit bleiben sie z.B. bei einem Wohnungswechsel oder bei Krankheit eines Mitarbeitenden informiert.  

IT-Verantwotliche(r) / Support / Applikationsverantwortliche(r)

Als technisch Verantwortlicher für den Betrieb der Zeiterfassungslösung bin ich auf einen guten und schnellen Support des Lieferanten angewiesen. Ebenfalls soll das Produkt entsprechend dokumentiert sein.

Falls möglich bevorzuge ich eine SaaS (Software as a Service) Lösung. Dabei betreibt der Lieferant die Lösung in einem Rechenzentrum, kümmert sich um Updates, die Datensicherheit und das Backup. Neue Funktionen und Updates werden durch den Anbieter eingespielt. Wir nutzen immer die neueste Version der Lösung. Die interne IT stellt die Infrastruktur für die Arbeitsplätze zur Verfügung. Eine Saas-Lösung soll eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit wie auch eine einfache Implementierung bieten. Zudem soll der Zugriff auf die Lösung ohne räumliche Einschränkung erfolgen. Ein Login mit dem Office365-Account wäre wünschenswert.

Die Anforderungen an einen Homeoffice-Arbeitsplatz sollen mit einer Cloud-Lösung abgedeckt werden. Ebenfalls sollen die Servicetechniker und Mitarbeitenden im Aussendienst  beim Kunden vor Ort ihre Arbeits- und Projekterfassungen tätigen.

Der Datenschutz und die Datensicherheit sollen jederzeit gewährleistet sein. Eine Cloud-Architektur bieten allen Kunden dieselben Sicherheitsstandards. Kleinere Unternehmen geniessen dieselben Sicherheitsstandards, die auch für grössere Firmen gelten.

Datenschutzbeauftragte(r)

Als betrieblicher Datenschutzbeauftragter sind mir die persönlichen Daten der Mitarbeitenden ein grosses Anliegen. Personenbezogene Daten sollen rechtmässig bearbeitet und angemessen geschützt sein. Personendaten müssen durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden.

Treuhänder

Wenn Sie die Lohnabrechnung durch eine externe Stelle, z.B. einen Treuhänder, verarbeiten lassen, können Sie mittels einer Cloudlösung diesem Treuhänder den Zugriff auf die Zeitabrechnung der Mitarbeiter erlauben. Der Treuhänder kann so die lohnrelevanten Stunden und eventuelle Zulagen selbständig aus dem System ermitteln. Die Zeiterfassung unterstützt ihn aber auch beim Ermitteln von Absenzen, z.B. für die EO- oder Krankentaggeldabrechnung.

Produktionsleiter

Als Produktionsleiter kümmere ich mich um die Organisation und den einwandfreien Ablauf in der Produktion. Damit ich das Produktionsziel erreichen kann, benötige ich genügend Ressourcen. Dazu gehören auch die Mitarbeitenden. Das Zeiterfassungssystem soll mir die notwendigen Informationen über verfügbare Ressourcen liefern, damit ich diese mit der Produktionsplanung abstimmen kann.

Servicetechniker / Aussendienst / Gemeindearbeiter

Die Mitarbeitenden, welche Ihre Tätigkeit ausserhalb des Betriebes erledigen, sollen ihre Arbeitszeiten und Projektstunden einfach, mobil und standortunabhängig erfassen können. Ebenfalls sollen projektspezifische Spesen erfasst und dazugehörige Belege per Smartphone fotografiert werden können.

Buchhalter(in) / Controlling

Mit einer SaaS-Lösung entstehen keine zusätzlichen Investitionskosten für die IT-Infrastruktur und für Lizenzen. Der Betrieb, also Updates, Lizenzen, Wartung und Datensicherung der Lösung übernimmt der Anbieter. Dies führt zur Entlastung der eigenen IT-Mitarbeitenden. Die wiederkehrenden Kosten sind planbar. Eine SaaS-Lösung erleichtert das Konzept von Home-Office erheblich.

Das Zeiterfassungssystem soll mir relevante Kennzahlen, z.B. für das Bilden oder Auflösen von Rückstellungen, zur Verfügung stellen. Mit einer integrierten Leistungserfassung habe ich stets den Überblick, welche Stunden in welchem Bereich oder Projekt angefallen sind.

Geschäftsleiter (in)

Unsere Kadermitarbeiter sollen mit der vereinfachten Zeiterfassung (ArGV1, Art. 73b) abgerechnet werden können. 

Es sollen nur die täglich geleisteten Arbeitszeiten erfasst werden. Der Zeitpunkt der Arbeits- und Ruhezeiten ist nicht dokumentationspflichtig. Bei Mitarbeitenden ohne obligatorische Arbeitszeiterfassung (ArGV 1, Art. 73a) sollen Abwesenheiten der Mitarbeitenden über das System geplant und abgerechnet werden können.

Über ein Dashboard möchte ich aktuelle Kennzahlen zu Überstunden und Überzeiten, Feriensaldi aber auch geleisteten Stunden pro Projekt im Überblick behalten.

Weitere Anforderungen

Viele Anforderungen sind gesetzlichen Vorgaben, Gesamtarbeitsverträgen und dem Zeiterfassungsreglement der Firma zu entnehmen.

Die Evaluation

Grundsätzlich gibt es praktisch keine Stelle in einem Betrieb, die nicht von der Zeiterfassung betroffen ist. Besetzen Sie das Projektteam für die Evaluation nach dem Motto «Betroffene zu Beteiligten machen»» - Sie werden sehen, es lohnt sich.

Quelle

www.seco.admin.ch