Das Zeiterfassungssystem
Ich gebe zu, bei einer Zeiterfassung von 8 Dingen zu sprechen, ist etwas zu stark vereinfacht. Sagen wir mal, es geht um 8 Hauptbereiche, die eine Zeiterfassung abdecken sollte.
- Gesetzliche Dokumentationsplicht der Arbeitszeitaufzeichnung sicherstellen
- Verschiedene Zeiterfassungsmöglichkeiten anbieten
- Abwesenheiten auf einfache Art und Weise verwalten
- Personalmutationen effizient verwalten
- Projekte verwalten und abrechnen
- Spesen erfassen und abrechnen
- Personal-Einsätze planen
- Schnittstellen zu Umsystemen
Grundsätzliche handelt es sich bei einem Zeiterfassungssystem um eine klassische «Eingabe - Verarbeitung - Ausgabe» Aufgabenstellung. Wobei man bei jedem Bearbeitungsschritt einige Anforderungen ableiten kann. So weit so simpel, könnte man meinen, wären da nicht gewisse Rahmenbedingungen gesetzlicher Natur, die es zu beachten gilt.
1. Gesetzliche Dokumentationsplicht der Arbeitszeitaufzeichnung sicherstellen
Gemäss Arbeitsgesetz sind die Arbeitgeber verpflichtet, eine Dokumentation zu führen, damit die Vollzugsbehörden im Rahmen von Kontrollen über die nötigen Angaben verfügen. Der Gesetzgeber kennt drei unterschiedliche Regelungen zur Dokumentation [i]:
1.1 Die systematische Arbeitszeiterfassung (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1)
- Anfang und Ende jeder Arbeitsphase
- Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
- Ruhe- und Ersatzruhetage
1.2 Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 46 ArG, Art. 73b ArGV 1)
- Gesamtdauer der täglich geleisteten Arbeit
- Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden, welche die Anforderungen gemäss Art. 73b ArGV 1 erfüllt.
1.3 Der Verzicht auf Arbeitszeiterfassung (Art. 46 ArG Art. 73a ArGV 1)
- Gesamtarbeitsvertrag, der die Anforderungen von Art. 73a ArGV 1 erfüllt.
- Verzeichnis mit Lohnangaben der Arbeitnehmenden, die auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet haben.
- Individuelle Verzichtserklärung jeder betroffenen Arbeitnehmerin bzw. jedes betroffenen Arbeitnehmers.
Der Gesetzgeber schreibt die Aufzeichnungsart nicht vor. Denkbar sind von Hand geführte Aufzeichnungen oder eben eine elektronische Arbeitszeiterfassung.
«Negativ Zeiterfassung»
Mitarbeitende mit «Verzicht auf Arbeitszeiterfassung» melden nur ihre Abwesenheiten im Zeiterfassungssystem. z. Bsp. Krankheit oder Ferien.
2. Verschiedene Zeiterfassungsmöglichkeiten anbieten
Mit einem Zeiterfassungssystem kann der Mitarbeitende mit geringem Aufwand seine Arbeitszeiten erfassen. Sei dies vor Ort mittels Zeiterfassungsterminal, einem Tablet oder mobil mit seinem Smartphone. Gerade bei privaten Geräten ist eine Browserlösung von Vorteil, welche ohne Installation einer App auskommt. Dazu öffnet der Mitarbeitende auf dem Gerät einfach den Browser und erfasst seine Zeitmeldung. Detaillierte Informationen zu den Erfassungsarten finden Sie auf unserer Webseite und in folgendem Beitrag: "Terminal, Tablets und Browser - eine Übersicht".
3. Abwesenheiten auf einfache Art und Weise verwalten
Eine Zeitabrechnung besteht sowohl aus An- wie auch aus Abwesenheiten. Geplante Abwesenheiten wie Feiertage oder Betriebsferien sollen zentral verwaltet werden. Persönliche Abwesenheiten des Mitarbeitenden sollen über ein wahlweise mehrstufiges Bewilligungsverfahren koordiniert werden. Dabei stellt das Zeiterfassungssystem relevante Kennzahlen wie Überstunden, aktueller Feriensaldo, bezogene oder geplante Ferien sowohl dem Mitarbeitenden wie auch dem Vorgesetzten zur Verfügung.
Bei einer Weblösung kann der Mitarbeitende zu Hause die Ferien planen und beantragen. Die zuständige Stelle bearbeitet dann diese Anfrage unter Berücksichtigung des verfügbaren Feriensaldos und bereits geplanten Abwesenheiten des Teams.
Informieren Sie die Personalabteilung z.B. bei geplantem Wohnungswechsel, Hochzeit, etc. über das Zeitsystem automatisch, sodass Folgeaktionen wie «Adressänderungen verwalten» oder «Glückwunschkarten schreiben» bearbeitet werden können.
Individuelle, auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmte Abläufe sind dank dem integrierten Workflow in unserem Zeiterfassungssystem TimeRocket möglich.
4. Personalmutationen effizient verwalten
Ein Zeitsystem will aktiv und proaktiv gepflegt sein. Ein- und Austritte oder Änderungen der Anstellungsverhältnisse werden, wenn möglich im voraus, erfasst und terminiert. Dies soll einfach und effizient erfolgen. Feriengutschriften und Kürzungen sollen dabei automatisiert erfolgen. Weitere Informationen zur Ferienberechnung finden Sie in diesem Beitrag "Im Fokus - Ferien". Wie ein Zeiterfassungssystem das Personalwesen unterstützt, lesen Sie auf unserer Webseite.
Wie Sie mit dem Microsoft 365 Login Ihren Mitarbeitenden den Zugriff auf TimeRocket ermöglichen, erfahren Sie in unserem Beitrag "Im Fokus - Zeiterfassung mit Microsoft 365 Login".
Lesen Sie, wie einfach ein Onboarding in TimeRocket funktioniert, in unsererem Beitrag "Best Practices - Zeiterfassung onboarding - nur Fliegen ist schöner".
5. Projekte verwalten und abrechnen
Aufträge und Projekte sollen verwaltet und abgerechnet werden. Dabei steht das Projektbudget immer im Fokus. Die Projektzeiterfassung soll analog der Zeiterfassung einfach und effizient erfolgen. Die Stunden werden auf das Projekt rapportiert oder mit einer Start- Stoppfunktion ermittelt. Dank einer Projektzeiterfassung sind Sie informiert, wo die Zeit angefallen ist. Screenshots und weitere Details zur Projektverwaltung haben wir unter "Projekte" aufgeführt.
6. Spesen erfassen und abrechnen
Wie bei den Erfassungsmöglichkeiten sollen auch Spesen einfach und mobil erfasst und zugehörige Belege fotografiert und angefügt werden können. Werten Sie die Spesen aus und verarbeiten sie diese weiter. Auch für diese Anforderung hat Calitime eine Lösung.
7. Personal Einsätze planen
Planen Sie die Einsätze ihrer Mitarbeitenden korrekt und unter Berücksichtigung der Office365- Termine. Dank individuellen Vorgaben stellen Sie den Personalbedarf z.B. für Pikett-, Support- oder Schalterdienste sicher und ihre Mitarbeitenden sehen im persönlichen Kalender ihre geplanten Einsätze. Die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Als Planungstool empfiehlt sich hier TimeRocket.
8. Schnittstellen zu Umsystemen
Schnittstellen zu Umsystemen sind in Zeiten der digitalen Transformation nicht wegzudenken. Exportieren Sie die Zeitabrechnungen als *.csv Datei, zeigen Sie im Zeiterfassungssystem Office365- Ereignisse an oder abonnieren Sie den Kalender des Zeiterfassungssystems mit allen Abwesenheiten als iCalendar. Lohnrelevante Daten geben Sie einfach über Schnittstellen an das entsprechende Lohnprogramm weiter. Reduzieren Sie ihren manuellen Aufwand und halten Sie die Informationsqualität hoch.
Mehr zum Thema Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem und Sie bei einerEvaluation eines Zeiterfassungssystems vorgehen, haben wir in separaten Blogbeiträgen beleuchtet.
Zeiterfassung - das revidierte Datenschutzgesetz Schweiz
Erfahren Sie, welche Auswirkungen das revidierte Datenschutzgesetz der Schweiz auf die Zeiterfassung hat. Im Blogbeitrag "Zeiterfassung - das revidierte Datenschutzgesetz Schweiz" finden Sie ebenfalls eine Liste personenbezogener Daten einer Zeiterfassung.
[i] Staatssekretariat für Wirtschaft SECO - Arbeitszeiterfassung