Mögen Sie Überraschungen? «Ja klar», antworten vermutlich auch Sie. Hauptsache die Überraschung ist gut. Wir sind uns einig, böse Überraschungen mag niemand. Halten Sie sich an folgende 5 Tipps, damit Sie bei der Evaluation Ihrer Zeiterfassungslösung keine bösen Überraschungen erleben.
Modernes Marketing versucht, ein Produkt oder eine Dienstleitung gemäss Zielgruppe zu positionieren und bekannt zu machen. Mit dem Ziel, potenzielle Kunden zu gewinnen. Halten Sie diese Information bei Punkt 1 im Hinterkopf und hinterfragen Sie die angepriesenen Lösungen kritisch.
Erfolgreiche Software Evaluation - 5 Tipps oder die Katze im Sack
1. Recherchieren im Internet
- Grobe Marktübersicht
- Grobe Funktionsübersicht
- Produktinformationen
- Lieferanteninformationen
Suchmaschinen unterstützen Sie dabei, potenzielle Lieferanten zu finden. Die Hersteller-Webseite des Produktanbieters gibt idealerweise einen groben Überblick über Funktionen, Dienstleistungen und Preise. Mithilfe von Screenshots und Funktionsbeschreibungen erhalten Sie einen ersten Eindruck über das angebotene Produkt wie auch zur Herstellerfirma.
«Oft findet man auf Produktwebseiten Angaben zu Referenzen oder Testimonials. In Blogbeiträgen finden Sie spannende Informationen rund um das Thema Arbeiszeiterfassung.»
Es gibt selten Anbieter, welche eine reine Zeiterfassungslösung anbieten. Oft ist eine Zeiterfassung wie beispielsweise TimeRocket mit einer Personaleinsatzplanung, mit Projektzeiterfassung oder einer Spesenerfassung verbunden. Aber auch Aufträge und Budgets lassen sich über solche Lösungen verwalten.
Verlässt man sich auf die Aussagen der Webseiten, kann jedes Produkt Ihre Bedürfnisse zur vollsten Zufriedenheit erfüllen. Hier lohnt es sich, etwas genauer hinzuschauen. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Demotermin mit dem möglichen Lieferanten und lassen Sie sich das Produkt präsentieren.
2. Demotermin vor Ort
- Persönliche Präsentation der Softwarelösung
- Aufzeigen konkreter Geschäftsfälle
- Möglichkeit, Fragen zu klären
Lassen Sie sich die Lösung oder das Produkt durch den Lieferanten präsentieren. Erhalten Sie einen detaillieren Einblick in die Funktionsweise der Lösung und klären Sie im persönlichen Gespräch Ihre Bedürfnisse. Formulieren Sie Ihre Geschäftsfälle und lassen Sie sich deren Umsetzung in der Lösung aufzeigen. Der Lieferant kann so direkt auf Ihre Bedürfnisse eingehen und klare Aussagen machen, was mit dem Produkt realisiert werden kann, aber auch aufzeigen, was nicht realistisch ist. Es gilt, die Systemgrenzen auszuloten.
«Verstehen und Hinterfragen sind zwei Tugenden, die bei diesem Termin von zentraler Bedeutung sind, für den Kunden, wie auch für den Lieferanten.»
Nachdem Sie nun alles zum Produkt und zum Lieferanten in Erfahrung bringen konnten, gilt es, das Gehörte zu überprüfen. Idealerweise stellt der Lieferant ein kostenloses Testsystem zur Verfügung.
3. Testaccount
- Voller Funktionsumfang zum Testen
- Kostenlose Unterstützung in der Testphase
«Bei Calitime AG erstellen Sie unkompliziert und anonym einen Demo-Account im Zeiterfassungssystem TimeRocket».
Versuchen Sie die Lösung zu verstehen. Wie fühlt sich die Lösung an? Ist diese intuitiv zu bedienen? Gibt es Hilfestellungen. Hält die Lösung, was sie verspricht?
«Nehmen Sie den Hammer in die Hand und schlagen Sie einen Nagel ein, oder auch zwei.»
Ein Testsystem soll greifbar aufzeigen, was man nach Vertragsabschluss dann auch effektiv erhält. In dieser Phase geht es nicht darum, sämtliche Geschäftsfälle im Testsystem abzubilden. Die Möglichkeiten des Zeiterfassungssystems TimeRocket sind zu vielfältig, als dass man diese mit einem Testaccount erfahren könnte. Vielmehr soll sich das auf der Webseite und bei der Präsentation Versprochene bestätigen.
Mögliche GAP’s der Lösung in Bezug auf Ihre Anforderungen lassen sich nur schwer mit einem Testsystem aufdecken. Mit einem Pflichtenheft wird der Erfüllungsgrad von Anforderungen dann konkret beim Lieferanten eingefordert.
«Ein GAP ist eine Lücke, im aktuellen Kontext beispielsweise zwischen den Anforderungen an ein Produkt und dem Erfüllungsgrad des Produktes, für diese spezifische Anforderung. Je nach Erfüllungsgrad kann man auch von einem Teil-GAP sprechen.»
4. Lastenheft / Pflichtenheft / Nutzwertanalyse
- Lastenheft (gesamte Funktionalität, die erfüllt werden soll.)
- Beantwortung Pflichtenheft (Muss-, Kann-, Soll-Kriterien)
- Nutzwertanalyse
Im Lastenheft beschreiben Sie die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen. Die Anforderungen sollen so allgemein wie möglich und so einschränkend wie nötig formuliert werden. Das Lastenheft kann der Auftraggeber in einer Ausschreibung verwenden und an mehrere mögliche Auftragnehmer verschicken.
«Machen Sie auf jeden Fall Betroffene zu Beteiligten. Ermitteln Sie Ihre Anforderungen an eine Zeiterfassung aus verschiedenen Blickwinkeln.»
Der mögliche Lieferant beantwortet im Pflichtenheft, wie er die Anforderungen konkret lösen kann. Die Anforderungen werden in «Muss»-, «Kann»- oder «Wunsch»-Kategorien gegliedert. K.-o.-Kriterien sind zwingend zu erfüllen.
Mit einer Nutzwertanalyse werden dann die einzelnen Anforderungen gewichtet. Die vom Lieferanten beschriebene Umsetzung wird bewertet und mit der Gewichtung multipliziert.
5. Referenzauskünfte
- Referenzen
- Stärken / Schwächen erkennen
- Lieferanten bezogene Kriterien
- Produkt bezogene Kriterien
- Fragen zu Projektablauf
- Fragen zum Betrieb / Support
Lassen Sie sich vom möglichen Lieferanten Referenzen zum Zeiterfassungssystem angeben. Holen Sie mehrere Referenzauskünfte ein und bleiben Sie dabei kritisch. Versuchen Sie zu verstehen, ob die angefragte Person mit dem Produkt identische Ziele verfolgt wie Sie. Decken sich die Geschäftsprozesse und Abläufe mit denjenigen Ihrer Firma? Ist die Firma eher zentral oder dezentral orientiert? Eine Auswahl an Interviewfragen:
- Wie zufrieden sind Sie generell mit der Lösung?
- Wie zufrieden sind Sie mit den Leistungen des Lieferanten?
- Wie zuverlässig ist das Programm oder die Firma?
- Wie reagiert die Firma auf Anfragen oder Probleme?
- Gab es besonders positive oder negative Aspekte?
- Wie innovativ ist das Programm. Hat es sich weiterentwickelt?
- Wie bewerten Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis?
Die Qualität der Auskunft erfolgt in der Regel unter subjektiven und spezifischen Erfahrungen mit dem Produkt. Wie ein Werkzeug verwendet wird, hängt stark mit der Arbeitsweise des Users zusammen.
6. Extratipp - Pilotanlage
- Geschäftsfälle in Pilotanlage abbilden
- Pilotanlage eingehend testen
Handelt es sich um ein grösseres oder kritisches Projekt, hilft die zusätzliche Phase einer Pilotanlage bei der finalen Entscheidung für eine Zeiterfassung. Konkrete Geschäftsfälle werden abgebildet, das System steht einer eingeschränkten Usergruppe mit unterschiedlichen Rollen zur Nutzung zur Verfügung. Mögliche Systemgrenzen können frühzeitig erkannt und analysiert werden. Erfahrungen aus dieser Phase fliessen dann ins Produktivsystem ein.
Fazit
Es ist nicht zwingend, sich bei der Evaluation einer Zeiterfassungslösung wie TimeRocket an diese Reihenfolge zu halten. Je nach Kunde werden nur einzelne oder alle Informationskanäle genutzt. Gerade beim Vergleich verschiedener Softwarelösungen ist die Erstellung eines Pflichtenheftes für eine Kosten-Nutzen-Analyse ein bewährtes Instrument. Wir verstehen unsere Rolle bei einer Evaluation als Partner und stehen transparent und beratend zur Seite. Nutzen Sie sämtliche zur Verfügung gestellten Informationskanäle und vermeiden Sie «schwierige» Überraschungen!
Quellen
Weiterführende Blogbeiträge
Moderne Leistungserfassung: Drei Schlüsselkompetenzen dank Zeiterfassung
Zeitsoftware einführen: die 3 gefährlichsten Stolpersteine
Im Fokus - 10 Gründe für Software as a Service
Best Practices - So geht Projektzeiterfassung