Laptop und Notizbuch auf Tisch

Schnittstellen

8 Dinge, die ein Zeiterfassungssystem tun soll

Von Andreas Mathys

Ich gebe zu, bei einer Zeiterfassung von 8 Dingen zu sprechen, ist etwas zu stark vereinfacht. Sagen wir mal, es geht um 8 Hauptbereiche, die eine Zeiterfassung abdecken sollte.

 

Grundsätzliche handelt es sich bei einem Zeiterfassungssystem um eine klassische «Eingabe - Verarbeitung - Ausgabe» Aufgabenstellung. Wobei man bei jedem Bearbeitungsschritt einige Anforderungen ableiten kann. So weit so simpel, könnte man meinen, wären da nicht gewisse Rahmenbedingungen gesetzlicher Natur, die es zu beachten gilt.

Gemäss Arbeitsgesetz sind die Arbeitgeber verpflichtet, eine Dokumentation zu führen, damit die Vollzugsbehörden im Rahmen von Kontrollen über die nötigen Angaben verfügen. Der Gesetzgeber kennt drei unterschiedliche Regelungen zur Dokumentation [i]:

Der Gesetzgeber schreibt die Aufzeichnungsart nicht vor. Denkbar sind von Hand geführte Aufzeichnungen oder eben eine elektronische Arbeitszeiterfassung.

«Negativ Zeiterfassung»

Mitarbeitende mit «Verzicht auf Arbeitszeiterfassung» melden nur ihre Abwesenheiten im Zeiterfassungssystem. z. Bsp. Krankheit oder Ferien.

Mit einem Zeiterfassungssystem kann der Mitarbeitende mit geringem Aufwand seine Arbeitszeiten erfassen. Sei dies vor Ort mittels Zeiterfassungsterminal, einem Tablet oder mobil mit seinem Smartphone. Gerade bei privaten Geräten ist eine Browserlösung von Vorteil, welche ohne Installation einer App auskommt. Dazu öffnet der Mitarbeitende auf dem Gerät einfach den Browser und erfasst seine Zeitmeldung. Detaillierte Informationen zu den Erfassungsarten finden Sie auf unserer Webseite und in folgendem Beitrag: "Terminal, Tablets und Browser - eine Übersicht".

Eine Zeitabrechnung besteht sowohl aus An- wie auch aus Abwesenheiten. Geplante Abwesenheiten wie Feiertage oder Betriebsferien sollen zentral verwaltet werden. Persönliche Abwesenheiten des Mitarbeitenden sollen über ein wahlweise mehrstufiges Bewilligungsverfahren koordiniert werden. Dabei stellt das Zeiterfassungssystem relevante Kennzahlen wie Überstunden, aktueller Feriensaldo, bezogene oder geplante Ferien sowohl dem Mitarbeitenden wie auch dem Vorgesetzten zur Verfügung.

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